00:00:05
Organiser une réunion avec un
00:00:06
grand nombre de participants,
00:00:08
notamment des personnes extérieures à
00:00:10
l'organisation pour lesquelles vous
00:00:12
n'avez pas accès à leur calendrier,
00:00:14
peut s'avérer chronophage.
00:00:15
Plutôt que de perdre du temps
00:00:17
à envoyer un grand nombre de
00:00:19
messages ou d'e-mails pour trouver
00:00:21
une date qui convient à tous,
00:00:23
utilisez l'outil de sondage de
00:00:26
planification proposé par Microsoft Outlook.
00:00:28
Ouvrez la nouvelle version de Outlook,
00:00:31
commencez un nouveau mail ou
00:00:32
répondez à quelqu'un.
00:00:36
Inscrivez l'objet de la réunion
00:00:38
si vous le laissez vide,
00:00:40
sondage de planification attribuera
00:00:42
un objet standardisé avec le mot vote,
00:00:45
suivi des noms de tous les participants.
00:00:48
Cliquez dans le corps du Mail
00:00:49
pour rendre le bouton sondage
00:00:51
de planification disponible.
00:00:59
Ajoutez les participants à la réunion.
00:01:01
Les destinataires du mail
00:01:03
seront considérés comme des
00:01:05
participants obligatoires.
00:01:06
Les destinataires en copie seront,
00:01:08
eux, facultatifs.
00:01:12
Modifier si besoin le fuseau horaire.
00:01:17
Paramétrer la durée de la réunion.
00:01:24
Si vous souhaitez organiser un événement
00:01:26
en dehors des heures de travail,
00:01:28
un dîner par exemple,
00:01:30
décocher la case heure consacrée aux
00:01:33
réunions pour disposer de créneaux étendus.
00:01:36
Sélectionner le jour qui
00:01:38
vous intéresse par défaut,
00:01:40
l'outil sondage de planification affiche en
00:01:42
premier les meilleurs créneaux disponibles.
00:01:45
Il est possible de trier par horaire si les
00:01:48
membres font partie de votre organisation.
00:01:50
L'outil sondage de planification vous
00:01:53
affichera leur disponibilité automatiquement
00:01:55
en survolant les icônes de personnes,
00:01:58
il est possible de vérifier
00:01:59
qui est disponible ou non
00:02:01
grâce à un code couleur vert.
00:02:03
Les personnes sont disponibles violette,
00:02:07
Événement classé comme provisoire.
00:02:09
Rouge, les participants sont
00:02:11
indisponibles pour ce créneau gris.
00:02:13
Il s'agit de personnes
00:02:15
externes à l'organisation,
00:02:16
d'où l'intérêt de les consulter via
00:02:18
un sondage ou cliquez sur la flèche
00:02:21
pour voir tous les participants.
00:02:23
Sélectionnez les créneaux qui vous
00:02:24
conviennent le mieux en cliquant
00:02:26
simplement dessus sur n'importe quel jour.
00:02:35
Sondage de planification vous indique
00:02:38
le nombre de créneaux sélectionnés.
00:02:41
Cliquez sur suivant.
00:02:42
L'outil vous propose alors de
00:02:44
préciser le lieu de la réunion,
00:02:47
par exemple, Bureau de Loïc.
00:02:51
Ajouter la salle comme participant
00:02:53
si sa disponibilité est
00:02:54
également gérée dans Outlook.
00:02:59
Décochez la case réunion teams s'il s'agit
00:03:03
d'une réunion uniquement en présentiel,
00:03:06
vous avez ensuite accès à 5 paramètres.
00:03:11
Proposer des créneaux où tous les
00:03:14
participants sont disponibles.
00:03:16
Lorsque tous les participants ont
00:03:18
répondu l'outil sondage de planification
00:03:20
sélectionnera le créneau le plus proche
00:03:22
où tout le monde est disponible.
00:03:25
Il programmera et enverra
00:03:27
automatiquement le mail de réunion
00:03:29
ainsi que le lien teams si besoin.
00:03:32
Conserver les horaires
00:03:34
sélectionnés dans mon calendrier,
00:03:36
tous les créneaux sélectionnés
00:03:38
deviendront provisoires dans
00:03:39
votre calendrier tant qu'une plage
00:03:41
horaire n'aura pas été choisie.
00:03:43
Les créneaux non retenus seront
00:03:46
libérés à la sélection d'une date.
00:03:48
M'avertir lorsque le sondage est mis à jour.
00:03:52
À chaque participant qui répond
00:03:54
je reçois un email,
00:03:55
cette option peut être désactivée
00:03:57
si la réunion comporte un très
00:04:00
grand nombre de participants.
00:04:01
Obliger les participants
00:04:03
à vérifier leur identité,
00:04:05
les participants devront cliquer sur
00:04:07
leurs noms pour répondre au sondage.
00:04:09
Si la personne est externe à l'entreprise,
00:04:11
elle devra au préalable confirmer son
00:04:15
identité via un code envoyé par Email.
00:04:19
Verrouiller le sondage pour les participants.
00:04:22
Empêche les participants de proposer
00:04:24
d'autres créneaux de réunion,
00:04:25
mais aussi de proposer d'autres
00:04:27
participants pour la réunion.
00:04:31
Cliquez ensuite sur créer un sondage
00:04:33
pour intégrer le sondage à votre mail.
00:04:36
Pour terminer, composez votre courriel
00:04:39
et envoyez le aux participants.
00:04:41
Il ne vous reste plus qu'à laisser
00:04:43
l'outil planifier la réunion selon
00:04:45
les préférences des destinataires.
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