Microsoft TEAMS​ - Découvrir et comprendre Microsoft Teams

Webcast

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Nous sommes sur une session,
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dans le cadre du MOOC Microsoft 365.
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Il s'agit d'une session
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Plutôt orientée sur Teams.
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Microsoft Teams donc,
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c'est l'histoire de découvrir et de
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comprendre un petit peu cet outil.
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Et je commencerai peut-être par un
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petit tour de table rapide pour savoir
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si vous êtes aujourd'hui utilisateur
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de Teams. Et si vous êtes donc
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plutôt avancé dans l'utilisation
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de cet outil ou si vous êtes vraiment
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débutant, voilà donc Franck.
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Est-ce que vous pouvez en dire
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un petit peu plus là-dessus ?
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Alors je suis déjà un utilisateur
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de Teams. De la à dire,
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que je suis avancé, je ne sais pas,
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mais en tout cas j'ai avancé
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dans beaucoup d'endroits dedans.
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D'accord, voilà l'idée c'est de dire
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en partant sur une formation on va
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dire entre guillemets cadrée de
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voir si j'ai pas oublié, raté des
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choses en chemin tout simplement,
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ou des concepts ou des voilà
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pour bien m'assurer que j'ai
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bientôt compris de de l'outil.
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D'accord, très bien écoutez,
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on va
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essayer de voir ça ensemble. Karine,
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Oui pour ma part, j'utilise quand
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même Teams assez souvent au travail,
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avec Patrick. Par contre,
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on veut savoir si nos bases sont
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bonnes puis s'il y a peut-être
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des choses qu'on aurait manqué.
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D'accord très bien. Patrick, même chose ?
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Oui même chose.
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C'est un outil qu'on utilise
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beaucoup beaucoup ici à l'interne.
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Evidemment depuis surtout depuis 2
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ans on l'utilise,
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c'est un outil du quotidien mais moi
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personnellement les fonctionnalités,
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Je les maîtrise pas très bien.
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En fait, c'est vraiment
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je suis plus au début par
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rapport à tout probablement
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le potentiel de ce logiciel.
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Okay, très bien, écoutez,
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ça me permet de savoir un petit peu
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plus où vous en êtes chacun avec
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cet outil. Il y a des bases,
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on va essayer de voir un petit
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peu si votre usage aujourd'hui est
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le bon et s'il y a peut-être d'autres
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parties de cet outil qui
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est effectivement assez riche
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qui peuvent peut-être vous servir.
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Donc on va attaquer tout de suite,
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alors juste une un petit aperçu du
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plan et des objectifs de cette session.
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Donc on va commencer très rapidement
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puisque vous avez déjà pris en
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main cet outil.
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Qu'est-ce que Teams ?
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Ensuite, on va s'intéresser
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vraiment pour une grande partie de la
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session à la gestion d'une équipe.
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On va voir comment créer les équipes,
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comment les gérer,
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comment collaborer. Ensuite,
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une fois qu'elles sont mises en place,
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quelques astuces.
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Voilà pour pour voir un petit
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peu.
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Comment ?
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Aller un petit peu plus vite,
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aller un petit peu plus loin
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peut-être avec certains outils.
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Et puis on terminera sur la recherche
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d'informations puisqu'on peut
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arriver très vite à faire partie,
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à gérer de nombreuses équipes et
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donc la recherche
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d'informations va être un outil qui
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qui va être extrêmement intéressante
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pour s'y retrouver plus facilement.
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Voilà donc l'idée,
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c'est de prendre en main cet
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outil de collaboration et de voir
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un petit peu les bonnes pratiques.
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Qu'on va pouvoir mettre en place avec.
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Tout le monde est prêt.
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c'est parti.
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Je vais tout de suite ramener
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mon application Teams à l'écran,
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on est sur une application
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qui est définie par Microsoft
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comme un espace collaboratif,
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l'idée c'est de partager
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des informations,
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de collaborer sur des documents,
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sur des projets, etc.
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Donc on va pouvoir grâce à ça, dire
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Qu'on est vraiment sur une plateforme
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par rapport à l'offre Microsoft 365,
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c'est vraiment une plateforme qui permet
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de gérer un petit peu
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tous les détails d'un projet
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de travail d'une équipe.
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Et donc,
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c'est un outil assez complet
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par rapport à ça.
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L'idée aussi de Teams,
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c'est d'éviter l'utilisation des mails,
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donc ça va être un outil qui va nous
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permettre de communiquer plus rapidement,
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plus facilement.
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C'est un petit peu on va dire la
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partie conversation qu'on retrouve ici,
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donc en one-to-one où on va
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retrouver un petit peu l'usage qu'on
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avait avec un Skype entreprise.
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Si vous avez eu l'occasion
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d'utiliser ça précédemment,
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donc on a cette partie communication.
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Et puis on a la partie équipe dans laquelle
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on va pouvoir constituer des groupes,
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des équipes.
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Donc comme le nom de l'application
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l'indique Teams,
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ça veut dire ce que ça veut dire,
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ça veut dire équipe et donc on va pouvoir,
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grâce à ces équipes,
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organiser le travail d'un groupe
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de personnes autour d'un projet,
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autour par rapport à un
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service de l'entreprise.
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Voilà donc on va pouvoir avancer
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et centraliser en quelque sorte les
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informations et les échanges de ces équipes.
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Alors aujourd'hui,
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on va pouvoir créer des équipes.
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La création d'une équipe,
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c'est une étape qui est donc assez simple.
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On a donc ici en bas de la liste,
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des équipes dont on fait partie.
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Si on est déjà membre de certaines équipes,
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on a la possibilité de créer et de
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rejoindre ou de créer des équipes,
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avec toute une liste de
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d'équipes qui sont ici accessibles.
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Et la possibilité éventuellement
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de créer sa propre équipe.
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Alors pourquoi est-ce que ces équipes
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ici sont accessibles à votre avis ?
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Est-ce que vous avez une idée ?
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Oui, parce qu'elles sont publiques.
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Parce qu'elles sont publiques effectivement.
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Donc quand on crée une équipe,
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on a 2 possibilités.
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Si je clique ici sur ce bouton,
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je vais commencer une équipe.
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à partir de 0 et la
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première chose qu'on me demande,
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est-ce que mon équipe sera une équipe privée
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où est-ce qu'elle sera une équipe publique ?
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Les équipes publiques sont
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des équipes auxquelles
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tous les membres de mon
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entreprise peuvent se connecter,
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venir collaborer, échanger,
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consulter des informations et
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publier eux-mêmes des informations.
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Donc ce sont des équipes publiques.
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Elles apparaissent dans cet écran et
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on peut se connecter à ces équipes.
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On peut rejoindre ses équipes sans
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demander à qui que ce soit la permission.
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Par contre, les équipes privées,
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c'est ce qu'on va retrouver
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dans la majorité des cas.
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On va créer des équipes privées qui
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seront limitées à un certain nombre de
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membres qui va être défini par la personne
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qui va être le propriétaire de l'équipe,
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c'est-à-dire celui qui l'a créée.
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Donc là,
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je vais créer une équipe privée.
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Je vais pouvoir lui donner
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un nom et une description,
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alors on va l'appeler par exemple formation
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Teams.
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Nous sommes le 3 octobre.
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Le jour du vote,
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au Québec.
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Ah, vous êtes pas au Québec ? Ah non,
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moi je suis en France. Ah
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Ben voyons donc.
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C'est pour ça.
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Ma remarque de tantôt ici,
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c'est 8h lundi matin,
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donc les gens reviennent
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de leur week-end.
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Tu comprends ?
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Chez nous il est 14h00, donc
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on
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revient du déjeuner, en pleine digestion.
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c'est bien, il fait beau ?
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vous êtes où là tout les 2 ?
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Alors moi je suis en banlieue parisienne.
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La même chose pour moi.
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Ah bon content d'apprendre ça.
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On est dans le même espace-temps
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mais bien loin l'un de l'autre.
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c'est ça, les uns des autres.
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On a créé cette équipe, voilà.
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Pour valider sa création on a un petit
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pictogramme "bon travail" donc.
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Tout s'est bien déroulé.
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L'équipe a été créée. Maintenant.
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je vais pouvoir ajouter
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des membres à cette équipe.
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Je vais aller chercher
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des membres. Et pour ses membres,
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je vais pouvoir définir si ce sont
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des propriétaires ou juste
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des simples membres de l'équipe.
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La différence, elle est pas très grande.
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Disons qu'au niveau, en tout cas,
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du travail dans une équipe teams,
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tout le monde va avoir les mêmes
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droits et les mêmes possibilités.
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Par contre,
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le propriétaire ou les propriétaires,
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si on en définit plusieurs,
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vont avoir quelques
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possibilités supplémentaires,
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comme ajouter ou supprimer des membres
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et éventuellement supprimer l'équipe.
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Voilà quand on en a plus besoin,
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donc ça va être des choses qui
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seront réservées aux propriétaires.
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Mais sinon, au niveau du travail.
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Concrètement parlant,
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on aura toujours pour tout le
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monde les mêmes possibilités.
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Il y a une 3e possibilité
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au niveau de ces équipes,
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c'est d'avoir ce qu'on appelle des invités,
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les invités étant des personnes.
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Qu'on va aller chercher par leur adresse
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mail et qui sont externes à mon entreprise,
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donc il est tout à fait possible
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dans une équipe Teams d'avoir
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des propriétaires,
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des membres
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faisant partie de l'entreprise et
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également des personnes extérieures
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qui auront également accès aux données
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qui pourront communiquer avec l'équipe.
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Est-ce que ça,
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c'est clair pour vous ?
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Oui
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c'est un courriel
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qu'on va inscrire pour aller chercher
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cette personne spécifique ?
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Là c'est exactement,
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on va pas piger dans notre...
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Parce que si c'est quelqu'un
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en interne par exemple,
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là je vais chercher Alain, on
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me propose tout de suite parce
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qu'il fait partie de
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mon entreprise donc je peux
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le sélectionner tout de suite.
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Par contre, si c'est quelqu'un
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d'extérieur par exemple, je
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peux m'inviter moi-même mais
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avec un autre compte que
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celui que j'utilise.
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Un compte personnel.
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Voilà là ce sera bon, je vais ajouter.
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Je vais m'ajouter moi-même en
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tant qu'invité parce que je ne
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fais pas partie de l'entreprise,
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en tout cas pas par rapport
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à cette adresse mail.
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Je peux
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très bien ajouter
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cette personne qui est un invité.
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Il sera également membre de mon
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équipe Teams et pourra accéder aux documents,
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participer aux conversations
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et ainsi de suite.
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D'accord alors ensuite,
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une fois qu'on a créé cette équipe,
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on a donc cette page,
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ce sont les "Publications"
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"Bienvenue dans l'équipe".
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On peut ajouter d'autres utilisateurs,
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créer d'autres canaux.
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Alors, les canaux justement,
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c'est un élément important
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lorsqu'on crée une équipe.
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On a par défaut un
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canal général qui est créé.
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Un canal, c'est quoi ?
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Par rapport à une équipe,
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c'est une division de l'équipe
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en sujet, en thèmes différents.
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D'accord, donc on va avoir la
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possibilité de créer d'autres canaux.
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Et là aussi, encore une fois,
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on va avoir plusieurs possibilités
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dans la création de ces canaux.
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On va pouvoir définir
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un canal comme étant un
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canal standard privé.
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Ou éventuellement partager.
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Alors, la notion de canal partagé
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est une notion qui est assez récente.
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Je sais pas si vous vous l'avez
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dans votre Teams.
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La partie partagée, c'est ça.
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Les canaux partagés ?
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Ça me dit rien du tout.
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Enfin c'est possible
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que vous ne l'ayez pas encore.
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Puisque nous, on a
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des nouveautés,
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un petit peu en pré-version,
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On va dire l'idée c'est
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que les canaux vont être
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principalement des canaux standards,
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c'est à dire que tous les membres
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de l'équipe peuvent y accéder.
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Et les canaux privés on va définir
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parmi des membres de l'équipe.
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Seulement certaines personnes
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vont pouvoir y accéder.
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Les canaux partages,
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on va pouvoir également partager
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les informations de ses canaux
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avec d'autres personnes,
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y compris celles qui ne font pas partie
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de l'équipe et qui sont en dehors de l'équipe.
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Oui, c'est ça qui sont en dehors de l'équipe.
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Mais sont en dehors de l'équipe,
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soit dans l'organisation ou en dehors.
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Voilà, mais qui ont besoin d'accéder
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peut-être à certaines informations,
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mais pas à tout ce que
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partage l'équipe. D'accord.
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Il y a le niveau et je dirais
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le plus large, ça va être le partage.
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ça va être "le canal partagé" parce que
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là on pourra avoir pleins de personnes.
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Où vraiment
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partager avec des personnes
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qui ne font pas partie de l'équipe.
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Ensuite, il y a le standard.
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Où tous les membres de l'équipe
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peuvent accéder et utiliser,
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communiquer, partager,
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travailler sur des fichiers,
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etc.
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Et puis il y a les canaux privés,
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où le
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propriétaire de l'équipe va sélectionner
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quelques personnes membres de l'équipe,
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qui seront les seuls à pouvoir y accéder.
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Ok là-dessus ? oui.
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Ensuite. Dans chaque canal,
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on va retrouver cette partie
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qui est en haut de l'écran,
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qui va être ce qu'on appelle
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l'espace des onglets.
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On va avoir un onglet publication
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systématiquement dans chaque
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canal qu'on va créer et dans ce.
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Dans l'onglet publications on va
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pouvoir créer des conversations.
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Là je peux créer une conversation.
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Voilà bienvenue
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dans l'équipe
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À cette publication,
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tous les membres de l'équipe
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vont pouvoir répondre,
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vont pouvoir éventuellement
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Liker un petit peu à l'image d'un
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réseau social avec des émoticônes,
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des emojis. Voilà donc
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on va pouvoir également
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enregistrer le message,
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on va pouvoir le modifier, le supprimer,
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puisque nous avons créé ce message.
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Bref, on a tout un tas d'actions
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possibles autour de ces publications.
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L'idée,
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c'est de communiquer au sein de l'équipe,
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c'est de publier des informations
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nécessaires à l'équipe et
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pour mieux organiser tout ça,
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on peut soit répondre à une publication,
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soit créer une nouvelle conversation
00:16:13
si le sujet va être différent.
00:16:18
Voilà donc après, évidemment,
00:16:20
on risque de se retrouver assez
00:16:22
rapidement avec beaucoup de choses,
00:16:24
beaucoup de communications,
00:16:27
de messages postés.
00:16:28
Et donc c'est là qu'on verra
00:16:30
un petit peu plus tard qu'on
00:16:31
a des outils de recherche qui vont
00:16:33
nous permettre de retrouver
00:16:35
facilement ce qu'on a,
00:16:37
ce dont on a besoin.
00:16:41
Un espace important également qu'on
00:16:42
retrouve au niveau de ces onglets et
00:16:45
qu'on retrouvera au niveau de chaque
00:16:46
canal créé, c'est l'espace fichier.
00:16:50
Donc, cet espace fichier
00:16:52
si je me connecte dessus
00:16:56
Est-ce que l'interface
00:16:58
qu'on retrouve ici,
00:17:02
Est-ce que ça vous fait
00:17:03
penser à quelque chose ?
00:17:08
Est-ce que vous voyez un autre
00:17:10
outil qui serait assez proche
00:17:13
de ce qu'on retrouve ici ?
00:17:15
Sharepoint ? Excel ? OneNote ?
00:17:19
Alors moi j'aurais dit SharePoint ?
00:17:21
Alors SharePoint c'est
00:17:22
plutôt une bonne réponse. On
00:17:25
connait pas SharePoint.
00:17:27
Est-ce que vous connaissez OneDrive ?
00:17:30
Oui, oui, oui.
00:17:31
Alors ça ressemble un petit peu.
00:17:34
Ca ressemble un petit peu à SharePoint,
00:17:35
ça ressemble un petit peu à OneDrive,
00:17:37
en tout cas au niveau de de SharePoint.
00:17:39
Ce sera la partie où on va
00:17:41
faire du stockage de documents,
00:17:43
donc on va retrouver un
00:17:45
petit peu le même principe,
00:17:46
c'est à dire qu'on va avoir un
00:17:49
bouton "Nouveau" qui nous permet de
00:17:50
créer des dossiers pour s'organiser
00:17:52
ou de créer des documents.
00:17:54
On va avoir un bouton "Charger"
00:17:56
qui permet de pousser,
00:17:59
donc downloader des fichiers
00:18:00
depuis notre machine depuis un
00:18:03
serveur qui est sur notre réseau
00:18:05
vers cet espace de stockage.
00:18:07
Voilà,
00:18:08
on va pouvoir charger des dossiers entiers.
00:18:11
Et puis on va retrouver du
00:18:14
coup ici des fichiers qui vont
00:18:16
être les fichiers
00:18:19
appartenant à l'équipe.
00:18:20
Donc je fais un petit focus sur
00:18:22
les différents outils de stockage
00:18:24
qu'on va avoir dans cette offre,
00:18:26
donc on a OneDrive, Teams et SharePoint.
00:18:30
OneDrive, ce sera du stockage individuel.
00:18:32
Donc chacun d'entre nous à son
00:18:35
espace OneDrive dans lequel on
00:18:37
met nos documents de travail.
00:18:39
Éventuellement,
00:18:39
on les partagé avec quelques personnes,
00:18:41
mais généralement assez peu.
00:18:44
Teams les fichiers qu'on dépose
00:18:46
ici ne nous appartiennent plus,
00:18:47
ils appartiennent à l'équipe,
00:18:48
tout le monde peut y accéder,
00:18:50
tout le monde peut les modifier,
00:18:52
donc tout le monde a les mêmes droits dessus,
00:18:54
tous les membres de l'équipe et SharePoint.
00:18:57
là,
00:18:57
ça va être des espaces de stockage
00:19:00
plutôt pour des documents qui doivent
00:19:03
être partagés massivement auprès
00:19:06
d'un grand nombre de personnes,
00:19:08
par exemple une charte informatique
00:19:10
par exemple.
00:19:11
Les documents de bienvenue,
00:19:13
le package de bienvenue quand on
00:19:15
a recruté un nouveau collaborateur,
00:19:17
etc. Donc ça va être
00:19:18
des choses plutôt d'ordre général et
00:19:20
qui concerne à peu près tout le monde.
00:19:23
Donc ça, c'est SharePoint.
00:19:24
On va le mettre de côté
00:19:25
pour le moment, on va rester sur Teams.
00:19:27
Donc Teams,
00:19:28
tous les documents qu'on place ici
00:19:31
vont appartenir à toute l'équipe.
00:19:34
Et ce qui va être intéressant,
00:19:35
alors je vais vous poser la question,
00:19:37
est-ce que vous vous avez ce type d'usage ?
00:19:40
c'est que ces fichiers là on va pouvoir
00:19:43
faire de la coédition de documents.
00:19:45
C'est à dire qu'on pourra être
00:19:47
plusieurs membres de l'équipe connectés
00:19:49
en même temps sur un document.
00:19:51
Chacun va avoir un code couleur et
00:19:53
on va voir le curseur là où il se
00:19:56
trouve dans le document et on verra en
00:19:58
temps réel ce qu'il modifie et on pourra,
00:20:00
nous aussi, modifier de notre côté.
00:20:02
Est-ce que c'est quelque chose
00:20:04
que vous avez déjà expérimenté ?
00:20:06
Non ?
00:20:08
un petit peu Karine, des fois,
00:20:10
quand il y a des documents qui sont
00:20:12
mis mais pas directement dans Teams.
00:20:15
Non pas directement dans Teams.
00:20:16
D'accord, on fait sur OneDrive,
00:20:18
mais pas dans Teams.
00:20:19
Alors le principe est le même en fait,
00:20:22
puisque tous les outils sont basés
00:20:24
sur des capacités de
00:20:27
SharePoint et donc on va pouvoir
00:20:29
faire de la coédition de documents,
00:20:31
que ce soit un document de
00:20:33
notre OneDrive qu'on a partagé,
00:20:35
Ou que ce soit un document qui est
00:20:37
dans un espace d'équipe Teams ?
00:20:42
La possibilité qu'on a par exemple sur
00:20:44
un classeur Excel que je vais créer,
00:20:47
je vais l'appeler test à créer.
00:20:52
Je suis toujours dans Teams.
00:20:57
Et j'ai l'interface d'Excel qui vient
00:21:01
directement ici et je peux travailler
00:21:04
directement sur le document.
00:21:06
Je peux également éventuellement
00:21:09
l'"ouvrir dans l'application
00:21:10
de bureau" si je souhaite.
00:21:13
Travailler avec l'Excel qui
00:21:14
est installé sur mon poste,
00:21:16
mais je ne suis pas obligé,
00:21:17
je peux travailler directement dans Teams.
00:21:22
OK, ce que je peux faire également
00:21:24
si j'ai des documents qui sont
00:21:26
plus importants que les autres.
00:21:28
Parce que ici on peut se retrouver
00:21:30
quand on est sur un travail en équipe,
00:21:32
on peut se retrouver assez rapidement
00:21:34
avec beaucoup de documents.
00:21:36
On peut éventuellement transformer
00:21:42
Le fichier en onglet.
00:21:46
Donc là si je convertis ce fichier en
00:21:50
onglet. Je vais venir ajouter ici, ajouter
00:21:57
un onglet qui porte le nom du
00:22:00
fichier et lorsque je clique dessus,
00:22:03
j'ouvre mon Excel avec le
00:22:07
fichier en question en dessous.
00:22:14
D'accord, donc, imaginons qu'on a un
00:22:17
fichier par exemple dans lequel chaque
00:22:20
membre de l'équipe doit noter son activité
00:22:23
les résultats au quotidien.
00:22:25
Plutôt que de le mettre dans un
00:22:28
sous-dossier de sous dossier assez
00:22:30
obscure et dans lequel on pensera pas
00:22:34
forcément à aller saisir les informations
00:22:36
qu'on doit saisir au quotidien.
00:22:38
Là en le mettant sous forme d'onglet.
00:22:41
lorsqu'on est ici on le voit tout
00:22:43
de suite et on se dit "Ah oui, tiens
00:22:45
Je dois noter ce que j'ai obtenu comme
00:22:48
résultat dans le fichier de l'équipe".
00:22:51
Et donc du coup ça permet comme ça de
00:22:54
personnaliser un petit peu l'espace de
00:22:56
travail de l'équipe et de mettre en avant
00:22:59
les outils qui sont les plus importants.
00:23:04
D'ailleurs à ce niveau-là,
00:23:05
je vais pouvoir utiliser le plus qui est
00:23:08
ici pour accéder à d'autres onglets,
00:23:10
d'autres outils.
00:23:13
Pour beaucoup d'entre eux.
00:23:15
Ce sont des outils Microsoft.
00:23:18
Alors on peut ajouter du Excel,
00:23:21
on peut ajouter du OneNote,
00:23:22
donc je crois que c'est Karine qui
00:23:24
a parlé de OneNote tout à l'heure.
00:23:26
C'est un outil que vous vous avez l'habitude
00:23:29
d'utiliser pour la prise de note ?
00:23:31
Pas tout à fait pour la prise de notes.
00:23:34
Moi, je m'en sers beaucoup pour mes modèles
00:23:36
de documents que je trouve ça moins
00:23:38
long que d'aller les chercher sur le serveur.
00:23:40
Et puis des fois quand il y a des
00:23:42
gros projets, mes chargés de projets,
00:23:44
ils mettent leurs informations dessus.
00:23:45
Mais là ça se fait de moins en moins,
00:23:46
je dirais.
00:23:48
Alors OneNote effectivement,
00:23:50
vous pouvez,
00:23:51
les usages de OneNote sont multiples,
00:23:54
on peut y stocker pas mal de choses.
00:23:56
L'idée, c'est surtout que c'est
00:23:58
un outil de prise de note qui
00:24:00
améliorer un petit peu la prise de
00:24:03
note par rapport à un outil que
00:24:06
peut-être beaucoup de personnes
00:24:07
ont eu l'habitude d'utiliser,
00:24:09
qui était Microsoft Word.
00:24:11
Donc là on est vraiment sur un outil
00:24:13
beaucoup plus souple et on peut
00:24:16
très bien ajouter à une équipe un bloc-notes.
00:24:19
Pour les prises de notes lors des
00:24:21
réunions de cette équipe et du coup,
00:24:23
ça va être un bloc-notes qui va
00:24:25
être partagé par toute l'équipe,
00:24:26
où tout le monde peut contribuer.
00:24:28
Tout le monde peut venir lire
00:24:30
les informations.
00:24:31
Par exemple,
00:24:32
quelqu'un qui aurait loupé
00:24:33
une réunion pour X raison.
00:24:35
là il va pouvoir venir et
00:24:38
consulter les notes sans avoir besoin
00:24:39
d'aller demander à un tel ou un tel
00:24:42
de lui fournir les notes,
00:24:43
le compte-rendu de la réunion.
00:24:45
On va les retrouver ici, directement.
00:24:49
OK donc bon on a quelques outils
00:24:51
Microsoft. On peut ajouter du Microsoft
00:24:54
Stream qui est donc le portail de
00:24:57
publication de vidéos un petit peu
00:24:59
un YouTube interne à l'entreprise
00:25:02
et puis on a aussi beaucoup,
00:25:05
beaucoup beaucoup d'applications,
00:25:07
d'applications métier qui peuvent venir
00:25:10
se greffer dans une équipe Teams.
00:25:15
On peut parcourir un petit
00:25:17
peu cette liste, alors il y en a
00:25:18
beaucoup.
00:25:20
C'est
00:25:20
Vous connaissez peut-être
00:25:21
certaines d'entre elles,
00:25:22
vous avez peut-être besoin
00:25:23
de certaines d'entre elles,
00:25:25
certaines sont gratuites,
00:25:27
d'autres nécessitent des licences
00:25:29
supplémentaires et on peut comme ça,
00:25:31
donc ajouter à son équipe
00:25:34
pas mal de choses.
00:25:36
Notamment lorsqu'on a besoin,
00:25:38
par exemple,
00:25:39
d'un CRM.
00:25:39
On va pouvoir venir le greffer et puis
00:25:42
accéder directement etc etc.
00:25:49
Est-ce que c'est clair jusque là ?
00:25:52
Oui. oui. oui, c'est bon pour moi.
00:25:54
Oui. Des questions peut-être ?
00:25:59
Pour le moment non. Bon,
00:26:02
alors on va aller un petit peu plus loin,
00:26:05
auniveau de cet espace de
00:26:06
stockage parce que vous voyez, là,
00:26:08
on a un certain nombre de fonctionnalités,
00:26:11
mais on n'a pas forcément la même chose
00:26:15
que on aurait dans dans notre OneDrive.
00:26:21
Pour aller plus loin.
00:26:23
On va pouvoir ici au niveau
00:26:26
des 3 petits points qui sont là.
00:26:29
Aller ouvrir dans SharePoint.
00:26:33
Alors là c'est intéressant parce que
00:26:35
je vous ai dit tout à l'heure que , que
00:26:37
ce soit OneDrive, que ce soit Teams.
00:26:41
Les 2 outils sont basés sur du
00:26:43
SharePoint derrière. Donc le moteur
00:26:44
qui va les faire fonctionner,
00:26:46
c'est du SharePoint. Et donc là on
00:26:48
a la possibilité d'ouvrir dans
00:26:50
SharePoint notre espace de stockage,
00:26:53
notre équipe Teams.
00:26:55
Si je clique là-dessus,
00:26:57
donc je gère.
00:27:03
(Fenêtre web qui s'est ouverte)
00:27:05
Puisque SharePoint est un outil web
00:27:09
et donc là je retrouve exactement
00:27:11
la même chose que au niveau de mon
00:27:13
équipe dans l'application Teams.
00:27:15
J'ai les conversations,
00:27:17
j'ai les documents et je
00:27:20
retrouve notamment mon document
00:27:22
test Excel que j'ai créé ici.
00:27:24
Je vais avoir d'autres
00:27:26
fonctionnalités comme par exemple
00:27:28
l'historique des versions.
00:27:33
Vous utilisez l'historique des
00:27:35
versions dans dans votre OneDrive ?
00:27:38
Non ! Non ! Alors à quoi ça va servir ?
00:27:41
ça va servir à ce que la
00:27:46
plateforme automatiquement sans qu'on
00:27:48
ait besoin de créer nous-mêmes des
00:27:51
nouvelles versions d'un document.
00:27:53
Vous savez, on a tous fait ça !
00:27:56
Document version 1, version 2.
00:27:59
Et puis au bout d'un moment,
00:28:00
lorsqu'on le fichier tourne un petit
00:28:03
peu sur plein de collaborateurs,
00:28:05
on sait plus trop quelle est
00:28:07
la dernière version du document.
00:28:08
Là, on n'a pas besoin de s'en
00:28:10
préoccuper puisque à chaque fois
00:28:12
qu'on ajoute des informations
00:28:13
dans un document ou qu'on enlève
00:28:15
des informations d'un document,
00:28:17
il y a une nouvelle version qui est créée.
00:28:20
C'est totalement transparent pour nous,
00:28:23
par contre on a tout à fait la
00:28:25
possibilité d'aller accéder à
00:28:27
l'historique des versions et de revenir,
00:28:29
de consulter ou de revenir à
00:28:31
une version précédente.
00:28:37
D'accord, donc, vous voyez que là il y
00:28:38
a déjà 2 versions de mon document.
00:28:40
La première, c'est lorsque je
00:28:41
l'ai créée, la 2e, je l'ai ouverte.
00:28:43
Donc il a considéré qu'il y avait
00:28:46
une modification éventuelle
00:28:47
et donc à partir de là,
00:28:50
il a créé une 2e version.
00:28:52
Si je vais dessus de nouveau
00:28:55
et que je modifie des choses,
00:28:57
il va y avoir une 3e version qui
00:28:59
va être créée et je peux à tout
00:29:01
moment revenir sur une version
00:29:02
précédente si je considère que
00:29:04
les modifications qui ont été
00:29:06
faites ne ne conviennent pas.
00:29:10
ça se fait automatiquement,
00:29:13
que ce soit sur vos fichiers individuels,
00:29:16
dans OneDrive ou que ce soit
00:29:18
dans les fichiers d'une équipe
00:29:20
Teams ou d'un site SharePoint.
00:29:22
Puisque de toute façon,
00:29:24
c'est du SharePoint,
00:29:25
le moteur qui est derrière et
00:29:26
c'est SharePoint qui permet cet
00:29:29
historique des versions, qui
00:29:31
crée cette historique de version.
00:29:33
Alors, il y a une autre fonctionnalité
00:29:35
qui est très intéressante
00:29:38
et qui a été ajoutée aujourd'hui
00:29:41
directement dans l'espace Teams.
00:29:43
C'est le fait de pouvoir partager le
00:29:46
document avec des personnes qui font
00:29:48
pas forcément partie de l'équipe.
00:29:50
Mais de ne partager que ce fichier là.
00:29:53
C'est exactement comme dans OneDrive.
00:29:56
D'accord ?
00:29:59
Donc là je peux partager.
00:30:01
Avant cette fonctionnalité,
00:30:02
il fallait passer par l'ouverture de l'équipe
00:30:05
dans SharePoint pour pouvoir le faire.
00:30:07
Maintenant, on peut le faire directement ici.
00:30:11
Ce qu'on pourra faire également pour
00:30:14
certains fichiers plus importants,
00:30:16
c'est les épingler en tête de liste.
00:30:19
Ça permet de mettre en
00:30:21
avant certains fichiers.
00:30:22
Vous voyez d'avoir notre arborescence,
00:30:25
nos fichiers,
00:30:26
nos documents en dessous et puis certains
00:30:28
fichiers qu'on veut épingler en tête
00:30:30
de liste, qu'on veut mettre en avant,
00:30:32
on peut les mettre ici.
00:30:34
C'est une autre méthode pour
00:30:37
attirer l'attention sur un document,
00:30:40
que cellequ'on a vu tout à l'heure,
00:30:41
c'est à dire de le transformer en onglet.
00:30:50
Est-ce que ça va ?
00:30:54
Oui. Oui. Tout à fait.
00:30:55
Est-ce qu'il y a des questions ?
00:30:59
Non ?
00:31:02
Pas vraiment, non. Bon alors
00:31:05
j'ai pas fait attention mais
00:31:07
je vois que Kévin nous a rejoint.
00:31:12
Kévin, est-ce que vous nous entendez ?
00:31:21
Pensez à allumer votre micro
00:31:23
si vous souhaitez intervenir.
00:31:24
En tout cas, si vous avez des questions,
00:31:25
il faut pas hésiter.
00:31:29
Alors continuons donc on a vu
00:31:33
le côté qui peut être intéressant,
00:31:35
c'est à dire d'ouvrir dans SharePoint
00:31:39
notre équipe. On va avoir également
00:31:42
des outils qui vont nous permettre,
00:31:46
par exemple d'être averti lorsque
00:31:49
quelqu'un modifie le document.
00:31:52
Donc ça c'est pareil,
00:31:53
ce sont les capacités de SharePoint
00:31:55
qui vont nous permettre de
00:31:56
d'avoir ce type d'alerte,
00:31:57
Ça va être des alertes par mail
00:31:59
qui nous disent il y a telle
00:32:01
personne qui a modifié le fichier.
00:32:03
On peut, chaque personne faisant
00:32:06
partie de l'équipe, peut lui-même
00:32:08
définir ses avertissements,
00:32:10
les mettre en avant et les utiliser.
00:32:20
Bon continuons. Lorsque on se trouve
00:32:25
ici dans dans notre équipe
00:32:28
et donc dans notre espace de fichier,
00:32:30
toujours, vous noterez également que
00:32:34
vous avez ici un bouton "synchroniser".
00:32:37
Est-ce que vous avez déjà synchronisé
00:32:41
vos documents OneDrive localement ? Non ?
00:32:45
Alors ça, c'est quelque chose qu'on peut
00:32:48
très bien faire et qui nous permet.
00:32:52
d'avoir une synchronisation
00:32:55
entre le côté cloud et notre poste.
00:32:59
ça permet éventuellement de travailler
00:33:01
hors connexion lorsqu'on n'est pas
00:33:04
forcément connecté à internet sur
00:33:07
nos documents et donc si on lance
00:33:11
cette synchronisation,
00:33:12
on va retrouver ici en bas à
00:33:16
droite ces petits nuages bleu qui nous
00:33:19
indiquent qu'on a une synchronisation
00:33:23
avec le cloud,
00:33:25
un espace de synchronisation et
00:33:27
si j'ouvre mon explorateur
00:33:30
de fichiers Windows, je retrouve
00:33:35
les synchronisations ici.
00:33:37
Donc là on est sur du OneDrive.
00:33:40
Si je synchronise
00:33:42
un espace d'équipe
00:33:45
je vais retrouver
00:33:48
à la place du petit nuage,
00:33:49
je vais retrouver ce petit bâtiment
00:33:52
bleu et donc tous les dossiers
00:33:54
qu'il y a dans ces
00:33:57
synchronisations.
00:34:01
Et donc ça me permet
00:34:03
d'avoir ici des fichiers,
00:34:05
voilà qui sont, que je peux emmener avec moi.
00:34:10
Et même si je n'ai pas de connexion internet,
00:34:13
je peux travailler dessus. Dès que
00:34:15
je récupère une connexion internet,
00:34:17
la synchronisation se fait et
00:34:19
tout ce que j'ai modifié va
00:34:21
être répercuté sur le Cloud.
00:34:28
Voilà donc ça, c'est un petit peu,
00:34:31
je dirais les
00:34:33
choses importantes à faire,
00:34:35
à mettre en place lorsqu'on
00:34:36
travaille avec Teams,
00:34:38
avec les équipes Teams
00:34:40
c'est de pouvoir peut-être
00:34:42
emmener, pas forcément tout
00:34:44
mais certains fichiers, on
00:34:45
va avoir une copie locale,
00:34:47
une synchronisation plutôt qu'une
00:34:49
copie et on va pouvoir travailler
00:34:51
dessus et les modifications
00:34:53
qu'on fait se répercutent
00:34:54
automatiquement sur le Cloud.
00:35:02
Alors, on termine donc
00:35:04
avec un outil important.
00:35:06
C'est cette barre de recherche
00:35:07
qu'on retrouve en haut de l'écran
00:35:09
qui nous permet de chercher un
00:35:11
petit peu partout dans Teams,
00:35:13
puisque on va pouvoir chercher des messages,
00:35:15
on va pouvoir chercher des fichiers,
00:35:18
on va pouvoir chercher des personnes
00:35:20
l'idée c'est
00:35:24
je sais pas, on va chercher
00:35:26
par exemple le terme "formation".
00:35:31
Il va nous proposer
00:35:34
des contacts.
00:35:37
C'est à dire des personnes qui ont
00:35:39
peut être dans leur adresse mail,
00:35:41
le terme formation ou des choses comme ça.
00:35:44
On va avoir le terme formation
00:35:47
dans les conversations de groupe.
00:35:50
On va avoir le terme
00:35:51
formation dans les fichiers.
00:35:55
Voilà, et donc ça, ça nous permet....
00:35:57
C'est un outil qui est extrêmement puissant et qui
00:36:00
nous permet de retrouver très rapidement
00:36:03
les informations qu'on cherche.
00:36:06
Voilà donc on peut avoir le
00:36:08
tout en vrac un petit peu.
00:36:10
Voilà donc tous les résultats.
00:36:14
Si on cherche plus spécifiquement un message.
00:36:18
Là, on va pouvoir également
00:36:21
utiliser des filtres.
00:36:22
Voilà donc : est-ce que c'est une conversation ?
00:36:24
Est-ce que c'est un canal ? Au
00:36:26
niveau des équipes et canaux
00:36:27
on peut chercher parce qu'on sait que
00:36:29
c'est dans telle équipe ou dans tel canal,
00:36:31
pour éliminer un petit peu de
00:36:34
très nombreux résultats
00:36:35
qu'on va avoir à l'écran.
00:36:37
On va pouvoir éventuellement chercher
00:36:40
les messages qui mentionnent mon nom,
00:36:42
donc avec le arobase.
00:36:45
Vous connaissez la technique ?
00:36:52
Utiliser le arobase dans les
00:36:55
conversations. Regardez
00:36:57
si je retourne sur mon équipe :
00:37:02
Sur les publications et donc là si
00:37:04
je publie un message et que j'utilise
00:37:08
le arobase. Je peux citer quelqu'un
00:37:15
parce que le message lui est
00:37:17
plus spécifiquement adressé
00:37:18
ou bien je peux également
00:37:21
utiliser le nom de l'équipe.
00:37:24
Ce qui fait qu'il y aura
00:37:27
une notification qui va se
00:37:29
faire et donc les membres de l'équipe
00:37:31
sauront qu'il y a un message important.
00:37:33
à aller lire.
00:37:36
OK ? Donc on peut utiliser ce
00:37:38
arobase. On peut l'utiliser
00:37:40
également dans Outlook.
00:37:41
Enfin voilà c'est un petit peu le
00:37:42
le principe.
00:37:43
ça permet de notifier des
00:37:46
personnes ou des équipes.
00:37:50
Et donc de faire en sorte
00:37:52
que l'information soit
00:37:53
vue par ceux à qui elle est destinée.
00:38:03
Bon, voilà donc on a fait un petit peu
00:38:05
le tour du sujet par rapport à ce
00:38:06
qu'on avait à voir aujourd'hui.
00:38:08
Il nous reste encore
00:38:10
quelques petites minutes.
00:38:11
Est-ce que
00:38:12
vous avez des questions ?
00:38:13
Est-ce qu'il y a des choses ?
00:38:17
Est-ce que ça vous a conforté dans
00:38:19
l'utilisation que vous aviez aujourd'hui ?
00:38:21
Est-ce que vous avez appris
00:38:22
des choses par cette formation ?
00:38:27
Moi, j'ai rien appris,
00:38:28
mais j'aurais une question : quand on
00:38:30
fait recherche dans une conversation, des
00:38:33
fois quand les messages sont vieux,
00:38:35
est-ce que c'est possible
00:38:37
qu'on puisse pas les voir ?
00:38:39
Quand la recherche
00:38:41
se fait dans quelque chose,
00:38:43
admettons qui a été dit est passé ?
00:38:45
Normalement, il affiche,
00:38:47
il affiche tout, tout
00:38:49
ce qui n'a pas été supprimé en tout cas.
00:38:52
OK, c'est peut-être parce que
00:38:53
ça a été supprimé que je pouvais
00:38:55
pas avoir accès. Moi
00:38:56
je peux par exemple tout ce qui,
00:38:59
tout ce que j'ai publié,
00:39:00
je peux supprimer mes
00:39:02
messages éventuellement.
00:39:03
Donc du coup ça,
00:39:04
ça va disparaître ou alors ça
00:39:05
peut être carrément une équipe
00:39:07
ou un canal qui a été supprimé.
00:39:09
Et dans ce cas là,
00:39:10
tout ce qu'il y avait
00:39:12
à l'intérieur est perdu.
00:39:13
OK. J'ai une question.
00:39:17
Allez y. Vous parliez de la
00:39:19
suppression à l'instant,
00:39:20
donc moi je l'ai.
00:39:20
Enfin je l'ai un petit peu
00:39:21
utilisé mais en fait ça
00:39:22
supprime pas définitivement le
00:39:23
message, ça le cache aux autres.
00:39:25
Mais le message
00:39:26
on peut toujours le réafficher quand,
00:39:29
enfin, le propriétaire du message
00:39:31
on va dire, si je prends ce terme là.
00:39:37
Le message, si je le supprime.
00:39:42
Là, le message, il est supprimé,
00:39:44
Vraiment ? On peut l'annuler et
00:39:46
on peut l'annuler effectivement.
00:39:48
Donc ça veut dire que
00:39:49
en fait ma question était là.
00:39:50
Il n'y a pas de délai.
00:39:52
Il est supprimé ou est-ce que c'est
00:39:54
comme un peu un utilisateur,
00:39:56
sur l'environnement,
00:39:58
sur le tenant où on le supprime et
00:39:59
en fait il est pas complètement supprimé.
00:40:01
Il reste dans une corbeille pendant 30 jours et
00:40:02
après il est définitivement supprimé ?
00:40:05
Alors là-dessus,
00:40:08
il y a plusieurs corbeilles en fait.
00:40:10
Par rapport au fichier là, par
00:40:14
rapport au message, la logique
00:40:17
voudrait que ça suive le même principe.
00:40:20
Mais honnêtement je ne pourrais pas
00:40:24
dire ça précisément.
00:40:26
Rassurez vous, c'est juste que la
00:40:28
question m'est revenue parce que vous
00:40:29
avez abordé la notion de suppression.
00:40:31
Ce qui est sûr,
00:40:32
c'est que les autres ne le voit plus.
00:40:34
ça c'est certain.
00:40:35
On aurait pu
00:40:38
éventuellement passer aussi par
00:40:42
la modification.
00:40:44
Et puis la suppression du contenu.
00:40:47
Voilà, on va dire que c'est
00:40:50
une solution de contournement.
00:40:54
Vraiment supprimer.
00:40:55
Ouais on écrase.
00:40:56
D'accord voilà mais bon c'est pas ça,
00:40:59
c'est pas forcément la bonne méthode.
00:41:01
on est d'accord, voilà.
00:41:02
Non mais c'est très bien.
00:41:05
Après, c'est vrai qu'on peut
00:41:07
supprimer comme les fichiers,
00:41:09
on peut supprimer par accident quelque
00:41:10
chose et puis du coup ça nous permet
00:41:13
de revenir sur notre suppression
00:41:18
au cas où, c'est une erreur.
00:41:21
Peut être une question Mark : par rapport
00:41:24
à la confidentialité lorsqu'on partage
00:41:28
évidemment des documents sur la plateforme,
00:41:31
on voit, je ne me rappelle
00:41:34
plus exactement c'est quoi
00:41:36
le message qui est indiqué ?
00:41:38
Mais c'est comme si ils nous préviennent que
00:41:41
le document devient accessible. C'est ça ?
00:41:45
C'est à dire qu'il y a l'équipe.
00:41:46
Mais est-ce que ça peut
00:41:47
être plus large que ça ?
00:41:49
Que des gens, qui
00:41:51
je sais pas, qui pourraient y
00:41:54
avoir accè par rapport
00:41:55
à ça. Est-ce que ça peut sortir de la
00:41:57
plateforme ou je sais pas ?
00:41:58
ça peut pas sortir de la
00:42:01
plateforme ? ça pourrait sortir de la
00:42:04
plateforme si on ajoute dans l'équipe
00:42:07
des personnes externes à l'entreprise
00:42:10
et donc là effectivement comme ces
00:42:12
personnes là ont accès aussi à tout ça.
00:42:17
ça pourrait éventuellement sortir.
00:42:21
Mais tant que ça reste interne
00:42:24
et ça reste interne après,
00:42:27
rien n'empêche quelqu'un de télécharger un
00:42:30
fichier et puis de le faire suivre
00:42:33
à d'autres personnes.
00:42:35
Non, ça, je le comprends bien.
00:42:36
Après c'est une question de de confiance
00:42:39
aussi au niveau d'une équipe.
00:42:42
On évite ce genre de choses.
00:42:46
C'est juste, je ne me rappelle pas quel
00:42:48
est le message du logiciel lorsqu'on
00:42:50
partage ces documents parce qu'on fait
00:42:52
beaucoup nous autres aussi dans l'équipe,
00:42:54
là qui est bien définie,
00:42:55
ou dans les groupes de travail définis.
00:42:57
Mais OK. Alors quand
00:42:59
vous parlez de partage,
00:43:01
c'est de partage à partir
00:43:03
d'une équipe Teams vers des personnes
00:43:06
externes à l'équipe ? Ou c'est...
00:43:08
Non, même interne.
00:43:11
On travaille, c'est simple
00:43:12
même à l' externe disons la
00:43:14
...................................
00:43:17
De nouvelles équipes spécifiques là,
00:43:19
Mais en général, nous autres,
00:43:20
c'est qu'on utilise beaucoup,
00:43:21
beaucoup en interne comme ça.
00:43:23
Mais il y a quand même un
00:43:24
petit message
00:43:26
du logiciel qui
00:43:28
mentionne lorsque aussitôt
00:43:30
on intègre des documents, puis
00:43:33
C'est à dire que quand
00:43:34
vous prenez un document
00:43:36
Et que vous le mettez dans un espace
00:43:39
de stockage d'une équipe Teams
00:43:41
il ne vous appartient plus.
00:43:43
C'est dans ce sens-là. Voilà,
00:43:45
Le document appartient à l'équipe
00:43:47
et tout le monde pourra y accéder,
00:43:50
éventuellement même le supprimer.
00:43:52
Donc tout le monde a le droit
00:43:54
dans l'équipe, des personnes
00:43:57
extérieures à l'équipe.
00:44:00
Exact donc. Mais tous ceux
00:44:03
qui font partie de l'équipe,
00:44:05
c'est leur fichier à tous.
00:44:08
C'est une sorte de copropriété
00:44:10
qui va se créer,
00:44:12
si vous le mettez sur votre espace OneDrive,
00:44:14
il vous appartient et c'est vous qui gérez.
00:44:17
Vous pouvez partager,
00:44:18
vous pouvez couper le partage.
00:44:20
En tout cas, personne ne
00:44:21
peut supprimer le document.
00:44:24
C'est vous qui gérez et vous
00:44:26
avez l'historique des versions.
00:44:27
C'est vous aussi qui gérez.
00:44:28
Alors que côté Teams,
00:44:31
l'historique de la version,
00:44:32
tout le monde peut y accéder.
00:44:36
Je vois. Vous voyez la notion
00:44:39
elle est d'un côté, vous avez des
00:44:41
choses qui vous appartiennent,
00:44:42
c'est vous qui en avez la maîtrise totale.
00:44:45
Côté Teams, on est sur une équipe
00:44:47
et tout le monde a les mêmes
00:44:48
droits et les mêmes possibilités.
00:44:54
Est-ce qu'il
00:44:59
y aurait d'autres questions ?
00:45:03
Non ? Ecoutez,
00:45:05
on va terminer là-dessus. Merci à
00:45:07
tous d'avoir participé à cette session.
00:45:10
J'espère vous avoir apporté de nouvelles
00:45:13
informations sur la façon d'utiliser
00:45:17
Microsoft Teams
00:45:17
qui est donc vraiment la plateforme
00:45:20
comme je le disais,
00:45:21
la plateforme qui permet de
00:45:23
centraliser les informations,
00:45:24
les données, les équipes etc.
00:45:26
Je vais vous souhaiter une
00:45:28
bonne fin de journée, vous dire
00:45:30
peut-être à une prochaine fois sur
00:45:33
d'autres sujets du MOOC Microsoft 365.
00:45:37
Merci, bonne journée à tous.
00:45:39
Merci au plaisir.
00:45:41
Au revoir. Au revoir.

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