00:00:02

pouvoir va pouvoir commencer.

00:00:04

Euh, donc nous avons la chance

00:00:06

aujourd'hui d'accueillir

00:00:07

Madame Véronique bertho,

00:00:08

faking qui est directrice comptable

00:00:10

de chez micropole et donc il va

00:00:12

pouvoir nous parler un peu de

00:00:15

son expérience de use et comment?

00:00:17

Micropole travail avec

00:00:18

use et en quoi cet outil?

00:00:20

Elle aurait particulièrement utile

00:00:22

dans cette période de télétravail,

00:00:24

Bonjour Madame berto skin oui

00:00:26

Bonjour je vous remercie de m'avoir

00:00:28

invité à témoigner sur ce webinar.

00:00:30

Euh, je suis responsable de la

00:00:33

mise en place du projet USD dans

00:00:36

le groupe en France et puis par

00:00:39

la suite en Belgique et en Suisse.

00:00:42

Et ça fait plusieurs années que nous

00:00:45

utilisons USA et en cette période

00:00:47

particulièrement merci beaucoup.

00:00:49

Merci, merci à vous d'être là aujourd'hui,

00:00:52

euh, donc Madame berto,

00:00:53

qui n'interviendra enfin de

00:00:55

séminaires pour pour nous délivrer

00:00:57

son son retour d'expérience.

00:00:59

Et en attendant

00:01:00

donc, je vous présente Grégory mignon,

00:01:03

qui est notre expert

00:01:04

dématérialisation. Des processus

00:01:06

use qui va tout au long

00:01:09

de ce séminaires, être notre

00:01:11

principal interlocuteur.

00:01:12

Bonjour Gregory. Bonjour

00:01:14

dame, et merci pour cette introduction et

00:01:16

merci à tous pour votre présence ce matin.

00:01:19

Effectivement sur le thème de la

00:01:21

continuité à financière traitement

00:01:23

comptable de vos documents à aider à

00:01:25

factures fournisseurs en effectivement

00:01:26

dans une période un peu particulière et

00:01:29

l'objet effectivement de ce séminaire

00:01:31

c'est de pouvoir vous apporter des

00:01:33

clés pour pouvoir être bien assuré.

00:01:35

Une continuité de service au sein

00:01:37

de votre entreprise et comprendre

00:01:39

tout l'enjeu à aller bien.

00:01:41

Des outils de dématérialisation avec

00:01:43

des outils. Digitaux al agenda.

00:01:45

Aujourd'hui, ce que je vous propose de voir,

00:01:48

C'est pourquoi il faut que vous arrêtiez

00:01:50

dès maintenant les processus manuels.

00:01:52

Euh, pour quelle raison?

00:01:53

Et vous verrez qui sont fondées,

00:01:55

et je pense que vous êtes si vous êtes

00:01:58

présent ce matin à sur notre séminaire,

00:02:01

c'est que vous avez conscience et

00:02:03

effectivement de de cet enjeu,

00:02:05

de cette importance à assurer

00:02:06

une transition numérique.

00:02:08

On verra également quelles sont

00:02:09

les bonnes pratiques pour pouvoir

00:02:11

choisir la solution qui soit la plus

00:02:13

optimale pour votre utilisation.

00:02:15

Comment également être opérationnel?

00:02:16

Aussitôt que possible.

00:02:17

Comment use va pouvoir vous apporter le

00:02:20

confort d'une automatisation réussies

00:02:22

et ne termineront par le témoignage

00:02:24

a des véroniques Art of Kings,

00:02:25

qui est donc directrice comptable

00:02:27

chez micropole et qui va nous apporter

00:02:29

son expérience sur le sujet.

00:02:31

Bien entendu, à la fin de ce 5 points,

00:02:34

nous nous réserverons un petit

00:02:36

temps de questions.

00:02:37

La réponse d'échanges,

00:02:38

euh,

00:02:38

je pense qu'on pourra avoir à peu près

00:02:41

10 minutes si j'arrive à tenir le timing.

00:02:44

N'hésitez pas à les poser comme l'a

00:02:46

expliqué d'homme et en introduction.

00:02:48

Et pour les gens qui nous rejoignent

00:02:50

à utiliser le bloc question.

00:02:51

Qui se trouve sur le côté de votre fenêtre,

00:02:53

webinar pour nous poser des questions

00:02:55

tout au long du séminaire.

00:02:56

On y répondra à la fin de de ce

00:02:58

séminaire où ça me permettra peut-être

00:03:00

d'appuyer un détail sur la présentation

00:03:02

que je suis en train de réaliser au

00:03:04

moment où vous poser la question.

00:03:06

Ce webinaire,

00:03:07

c'est aussi l'occasion pour nous

00:03:08

de vous annoncer le lancement

00:03:10

officiel de use au Luxembourg,

00:03:12

suisse et Belgique,

00:03:13

des pays sur lesquels nous sommes

00:03:15

déjà très présent mais sur lesquels

00:03:17

nous sommes en train d'accélérer

00:03:19

notre développement et je vais

00:03:20

revenir dans dans un petit moment.

00:03:22

En attendant,

00:03:23

j'espère et je souhaite que les

00:03:25

informations que je vais vous

00:03:27

délivrer seront utiles pour vous,

00:03:29

vos équipes et donc si vous avez

00:03:31

des questions et bien n'hésitez pas,

00:03:33

même si elles sont contextuelles,

00:03:35

propres à votre entreprise.

00:03:36

Je serai avec grand plaisir qu'on y répondra.

00:03:39

N'hésitez pas également adressé à à

00:03:42

Véronique qui qui interviendra les

00:03:44

questions que vous auriez sur son expérience.

00:03:48

Donc on va démarrer tout de suite sur,

00:03:51

euh,

00:03:51

les raisons qui doivent vous pousser à

00:03:54

arrêter les processus manuels tout de suite,

00:03:56

il y en a plusieurs,

00:03:58

euh,

00:03:59

la première raison est la première cause

00:04:01

qui font passer effectivement au digital,

00:04:04

c'est la complexité de traitement,

00:04:06

le processus.

00:04:06

Quand il Emmanuel,

00:04:08

il est constitué de nombreuses

00:04:10

étapes qui sont successives,

00:04:11

c'est la saisissent,

00:04:12

la validation, les bons à payer,

00:04:15

les factures à classer aller-retour,

00:04:16

règlement à traiter. Et délai global,

00:04:19

qui constaté pour traiter une facture

00:04:22

bien à haussier entre 22 et 35 jours.

00:04:26

Comme conséquence de cette lenteur dans

00:04:28

le processus de validation et bien 31

00:04:31

pour 100 des paiements fournisseurs

00:04:33

vont être en retard et vont entraîner

00:04:36

des pénalités pour votre entreprise.

00:04:38

C'est également la saisie et

00:04:40

l'enregistrement Manuel qui représente

00:04:42

des coûts de 9 à 20€ par facture.

00:04:45

Selon les analystes étaient différentes

00:04:47

études que l'on a pu avoir et son stockage,

00:04:51

son archivage.

00:04:52

Sa consultation papier représente

00:04:54

un coût moyen de 3,25€.

00:04:56

Faute de processus de contrôle

00:04:58

automatique 3 et demi pourcent des

00:05:00

paiements fournisseurs sont en erreur

00:05:02

ou réalisée en double se tournent des

00:05:05

litiges qui vont devoir être gérée,

00:05:07

qui sont générateurs de coûts,

00:05:09

a également de délai supplémentaire.

00:05:12

C'est également les tentatives

00:05:14

de fraude 70 pour 100.

00:05:16

Des entreprises ont malheureusement constaté,

00:05:17

euh, notamment en 2019,

00:05:19

des tentatives de fraude à la facture.

00:05:23

La fraude,

00:05:24

c'est un véritable fléau

00:05:25

pour les entreprises.

00:05:26

Un traitement Manuel ne va pas permettre de

00:05:29

s'en affranchir et il est important pour

00:05:32

ça de mettre des systèmes d'automatisation,

00:05:35

de cloisonner.

00:05:36

En fait,

00:05:36

les circuits de validation,

00:05:38

pour éviter à ces problématiques.

00:05:40

Et puis pour finir,

00:05:42

c'est une pression réglementaire également

00:05:44

qui est de plus en plus présentes,

00:05:46

qui est croissante.

00:05:48

E et toutes les entreprises aujourd'hui

00:05:50

sont confrontés un à à la nécessité

00:05:53

d'être et bien dans les règles.

00:05:55

Avec l'administration fiscale

00:05:56

pour éviter la remise en cause de

00:05:58

certaines déductions de TVA pour

00:06:00

éviter aussi les amendes pour factures

00:06:02

de complaisance et les pénalités,

00:06:04

par exemple, pour opposition au contrôle,

00:06:06

il faut pouvoir démontrer que on a

00:06:08

une piste d'audit qui est fiable et

00:06:11

que nos documents, effectivement,

00:06:12

sont probants.

00:06:15

Je vais juste un petit.de passage pour

00:06:17

être sûr que vous m'entendez tous.

00:06:19

J'ai des personnes atteintes de mici.

00:06:21

Euh. Tu as dû peut-être revoir.

00:06:23

J'ai un retour d'angelina de de Angelina

00:06:25

qui nous dit qu'elle ne nous entend pas.

00:06:28

Donc je voudrais juste que vous me

00:06:30

confirmer que vous m'entendez bien

00:06:31

avec effectivement le discours,

00:06:33

le discours et bien et bien

00:06:35

reçu de votre côté.

00:06:40

C'est parfait, d'accord, OK,

00:06:41

euh, merci à vous êtes réactif.

00:06:44

Parfait, euh domicile, je te laisse

00:06:46

peut-être voir avec Angelina oui.

00:06:48

Ouais ouais, par contre ce qui se

00:06:51

passe c'est parfois ch et on me

00:06:53

dit mais mais audible Ah OK ajd,

00:06:56

Bonjour du Luxembourg parfait euh très

00:06:58

bien alors je je vais continuer sur

00:07:00

sur les raisons de l'automatisation.

00:07:02

Euh. C'est aujourd'hui dans le

00:07:04

monde dans lequel on se trouve,

00:07:07

euh, il y a de plus en plus,

00:07:09

effectivement,

00:07:10

de risquer de concurrence et puis

00:07:12

éventuellement de de fraude un,

00:07:13

on ne peut pas ignorer les risques

00:07:15

qui sont encourus.

00:07:16

Il y a des risques prévisibles dont on

00:07:19

vient de parler comme la fraude qui

00:07:21

touche 70 pour 100 des entreprises,

00:07:23

c'est les coups,

00:07:24

c'est la pression réglementaire et

00:07:26

d'autres qui parfois sont moins

00:07:28

prévisibles et celle qu'a notamment

00:07:30

aujourd hui malheureusement avec la

00:07:31

crise du Coville 19 qui nous contrat.

00:07:34

Pour la plupart d'entre nous,

00:07:35

à travailler à distance et ce

00:07:38

qu'on peut constater,

00:07:39

c'est que les entreprises qui ont

00:07:41

dématérialiser leurs processus,

00:07:42

mais ce sont les seuls aujourd hui

00:07:44

à pouvoir tenir leur comptabilité

00:07:46

à jour comme si de rien n'était

00:07:49

de façon efficace et qui ont

00:07:51

la possibilité de continuer à

00:07:53

travailler en équipe.

00:07:54

Et c'est particulièrement important

00:07:55

parce que dans cette période difficile,

00:07:58

on a tous en fait une responsabilité

00:08:00

collective solidaire autour du

00:08:02

paiement de nos fournisseurs,

00:08:03

la trésorerie disponible.

00:08:04

E doit pouvoir faire la différence

00:08:06

entre la vie ou la mort d'une

00:08:08

entreprise et il est primordial de

00:08:10

pouvoir assurer cette continuité pour

00:08:12

sauver l'ensemble de l'écosystème.

00:08:14

Pour vous donner un ordre d'idée,

00:08:16

rien que dans use,

00:08:17

il n'y a plus de 100 milliards

00:08:19

d euros traité pour près de 20

00:08:22

millions de factures par an.

00:08:24

Elles transitent toutes par notre

00:08:26

solution de la maturation des

00:08:28

factures et on ne peut assurer la

00:08:30

continuité du service comptable que

00:08:31

par l'intermédiaire d'outils qui

00:08:33

permettent de rendre le travail collaboratif.

00:08:35

À distance,

00:08:36

ne pas assurer cette continuité,

00:08:37

bah ça va revenir à gripper la

00:08:40

machine économique et éthique de

00:08:41

votre fournisseur qui est le client

00:08:43

d'une autre société et ainsi de suite.

00:08:46

La continuité également des des

00:08:47

services départements financiers,

00:08:49

c'est crucial pour permettre à

00:08:50

tous de sortir de la crise moins

00:08:53

affaibli et C'est pourquoi chez nous,

00:08:55

on a choisi d'ouvrir notre plateforme

00:08:57

gratuitement pendant toute la durée

00:08:59

de cette crise pour permettre à tous

00:09:01

les départements financiers qui

00:09:03

le souhaitent de pouvoir utiliser

00:09:04

use et assurer ainsi la continuité

00:09:06

de leurs opérations.

00:09:07

On en parlera à tout à l'heure d'hommes,

00:09:10

et vous vous ferez un petit point à ce sujet.

00:09:17

90 pour 100, c'est.

00:09:19

C'est les entreprises qui ont déjà été

00:09:22

confronté à des formes de disruption.

00:09:25

Leur business model,

00:09:26

induite par la transformation digitale.

00:09:29

Donc là, disruption, un,

00:09:30

c'est la rupture à donc c'est

00:09:33

effectivement l'évolution également,

00:09:35

c'est bénéficier de cette description

00:09:38

de cette rupture pour aller vers

00:09:41

un nouveau modèle plus performant.

00:09:44

On a d'ailleurs, euh.

00:09:46

Là, dématérialisation des

00:09:47

sites fournisseurs et clients,

00:09:48

qui était une priorité en 2019 pour 60

00:09:51

pour 100 des directions financières.

00:09:53

Ça, c'est pas moi qui le dit hein.

00:09:56

C'est le cabinet pw C et

00:09:58

c'est un véritable symbole.

00:10:00

Fête de la transformation digitale donc,

00:10:02

se transformer,

00:10:03

c'est anticiper des risques futurs.

00:10:05

Des évolutions qui sont

00:10:07

induites par la société,

00:10:08

c'est automatiser les tâches manuelles et

00:10:11

c'est limité des risques liés à l'erreur

00:10:14

humaine et pouvoir faire accélérer.

00:10:16

Gala également.

00:10:17

Pardon son département.

00:10:19

Donc, toutes ces raisons.

00:10:20

Doivent vous convaincre de de

00:10:22

ne pas continuer, hein, haha,

00:10:24

traiter au facteur mutuellement.

00:10:25

Et si vous le faites encore bien,

00:10:28

c'est que vous avez pris trop de retard

00:10:30

en matière de transformation digitale.

00:10:32

Il est important en fait de basculer pour

00:10:34

prévenir ces situations dans lesquelles

00:10:37

on se trouve malheureusement aujourd'hui.

00:10:39

Quatre-vingts pour 100,

00:10:41

quatre-vingts pour 100,

00:10:42

c'est un autre chiffre.

00:10:44

Et ce chiffre,

00:10:45

c'est.

00:10:46

Les top performers,

00:10:47

ceux qui utilisent leur outil,

00:10:50

leur utilisation d'outils digitaux

00:10:52

qui ont réduit leurs coûts de

00:10:55

de gestion à à ce niveau là,

00:10:57

donc on voit que c'est

00:10:59

quand même assez important.

00:11:00

80 pourcent de réduction de coûts de gestion,

00:11:04

ça résulte dans l'optimisation du processus,

00:11:06

facture qui va être dématérialisé

00:11:08

et qui va être automatisée.

00:11:10

Est-ce que ça va permettre d'apporter ses

00:11:14

divisions du temps de traitement de 5 à 10?

00:11:18

Donc là, on mettait peut-être 10, 15, 20,

00:11:21

30 jours pour traiter le document papier.

00:11:23

Il va pourrait traiter en un

00:11:25

clic dans un outil numérique,

00:11:27

dans un petit automatisé et

00:11:29

de prendre 15 jours,

00:11:30

voire quelques minutes,

00:11:31

à partir du moment où le document a

00:11:34

été intégré dans l'outil collaboratif.

00:11:36

Vos concurrents, eux,

00:11:37

n'ont pas attendu.

00:11:39

Ils ont forcément effectivement pris

00:11:41

le virage du numérique pour gagner

00:11:43

justement en compétitivité et en coûts

00:11:45

de gestion et pour être plus plus productif.

00:11:48

Et c'est pas tout,

00:11:50

euh,

00:11:50

un autre chiffre également

00:11:51

qui va vous convaincre,

00:11:53

c'est que les entreprises qui ont

00:11:55

définitivement intégré le digital

00:11:56

comme titre de transformation à

00:11:58

stratégiques sont en moyenne 26 pour

00:12:00

100 plus rentable que leur père,

00:12:02

avec un chiffre d'affaires

00:12:03

qui est 9 pour 100 supérieur.

00:12:08

Alors vous allez me demandez peut-être

00:12:10

comment choisir une fois qu'on est

00:12:12

convaincu effectivement de du bien-fondé

00:12:14

de passer sur sur une solution,

00:12:16

pardon digital, comment bien là

00:12:18

choisir et surtout dans le contexte

00:12:20

actuel où il faut le faire rapidement,

00:12:22

il faut prendre une décision

00:12:24

qui soit la meilleure possible.

00:12:26

Alors pour vous aider.

00:12:27

On a listé quelques points d'attention majeur

00:12:30

que vous devez prendre en considération.

00:12:33

L'idée, c'est de trouver l'équilibre.

00:12:35

En fait, entre le périmètre fonctionnel.

00:12:39

All in One, qui doit intégrer tous

00:12:41

les niveaux de fonctionnalités,

00:12:42

le niveau d'automatisation qui

00:12:44

doit être le plus haut possible,

00:12:46

et la facilité d'usage et

00:12:48

d'intégration plug and play.

00:12:50

La solution idéale?

00:12:51

Elle doit être simple à utiliser.

00:12:53

Elle doit être également

00:12:55

facile à mettre en place.

00:12:57

Vos employés n'auront pas où peu besoin

00:12:59

de formation pour que vous puissiez

00:13:02

être opérationnel tout de suite.

00:13:04

Il faut privilégier également

00:13:05

une solution cloud, évidemment,

00:13:07

plutôt qu'une solution de prémisses,

00:13:08

notre prémisse,

00:13:09

nécessitent d'installer des logiciels,

00:13:10

du matériel, peut-être même un serveur.

00:13:12

Euh.

00:13:13

Le fait d'être en mode cloud donc

00:13:15

en se détachant du matériel où il

00:13:17

n'y a pas de logiciel à installer,

00:13:20

tout se passe à distance.

00:13:21

C'est un service qui est offert

00:13:23

et qui marche par exemple chez

00:13:25

iluze par navigateur internet,

00:13:26

ça va vous apporter plus de confort.

00:13:29

Il n'y a pas d'investissements

00:13:30

lourds à prévoir,

00:13:31

c'est facile à mettre en place et agile.

00:13:34

Adaptable et ça va pouvoir répondre

00:13:37

à votre besoin en fonction du

00:13:39

volume de factures que vous aurez.

00:13:42

Avec un haut niveau d'automatisation,

00:13:44

vous allez supprimer le traitement

00:13:46

Manuel et avec le temps,

00:13:48

vous allez faire.

00:13:50

Totalement confiance au logiciel.

00:13:53

On est dans une période où l'économie

00:13:55

tourne au ralenti et c'est pour

00:13:56

ça qu'il va être en fait crucial

00:13:58

d'optimiser et de automatiser vos

00:14:00

processus pour pouvoir gagner le

00:14:02

plus de temps possible et réduire

00:14:04

au maximum les coûts qui sont

00:14:06

associés au traitement Manuel.

00:14:08

Ça va permettre à vos collaborateurs de

00:14:11

pouvoir se concentrer sur des tâches à

00:14:14

plus forte valeur ajoutée et pouvoir

00:14:16

relancer ainsi rapidement la machine.

00:14:18

Il faut donc prendre en compte

00:14:20

la qualité de la technologie

00:14:21

en termes d'automatisation,

00:14:23

mais aussi en termes de facilité

00:14:25

d'intégration avec votre logiciel comptable,

00:14:26

votre ERP et votre CRM.

00:14:28

Et puis la capacité du logiciel

00:14:30

également à pouvoir couvrir,

00:14:31

couvrir pardon tout le processus achat.

00:14:35

Et la solution que vous allez choisir,

00:14:37

elle doit être simple pour résumer,

00:14:39

puissante et elle doit couvrir le

00:14:41

processus d'achat dans son intégralité.

00:14:45

Pour répondre à une question

00:14:47

qui nous a été proposé,

00:14:49

les serveurs et les donner à des usines

00:14:51

sont hébergés en région parisienne

00:14:53

sur des serveurs qui sont renom des,

00:14:55

c'est-à-dire qu'il y a une continuité

00:14:57

à anca de panne des serveurs.

00:14:58

Les autres prennent le relais,

00:15:00

il faut bien avoir en tête que les

00:15:02

solutions cloud aujourd'hui qu'on vous

00:15:04

propose sont extrêmement sécurisées,

00:15:05

sont chiffrées.

00:15:06

En général, il y a de la redondance

00:15:09

a il y a une continuité de service.

00:15:13

Les autres critères que vous

00:15:15

devez prendre en compte, euh,

00:15:17

et qui sont fondamentaux.

00:15:18

Euh, et bien, on va aller voir

00:15:21

ici sont au nombre de 10.

00:15:23

Euh, c'est des objectifs qui doivent

00:15:25

être claires et partagées avec toutes

00:15:28

les parties prenantes du projet,

00:15:30

sont opérationnels les métiers.

00:15:31

Euh, et je vous présentais dans 10

00:15:34

critères à privilégier pour pouvoir

00:15:36

sélectionné la bonne solution.

00:15:38

La première,

00:15:39

c'est de choisir une solution qui

00:15:40

soit facilement intégrable avec vos

00:15:42

logiciels comptables au arrive au cerema.

00:15:44

Ce qu'on disait tout à l'heure,

00:15:45

il faut qu'elle soit capable en fait de

00:15:48

coexister avec vos logiciels existants.

00:15:50

Qui sont souvent hétérogènes,

00:15:51

ils sont issus de parfois de

00:15:53

plusieurs éditeurs.

00:15:55

Il faut que ça puisse se faire de manière

00:15:58

transparente pour les utilisateurs

00:15:59

et notamment pour l'exportation

00:16:01

des données qui doit être fluide.

00:16:03

Le 2e point,

00:16:05

c'est l'automatisation des processus.

00:16:06

C'est de pouvoir automatiser la saisie,

00:16:08

la validation des factures à travers la

00:16:11

possibilité de capturer tous les flux,

00:16:13

que ce soit par mail,

00:16:15

par téléphone portable,

00:16:16

soit inspiré sur les portail fournisseurs,

00:16:19

que ce soit par courrier.

00:16:21

Papier, tous types de documents,

00:16:22

les factures et les bons

00:16:24

de commande et livraison,

00:16:26

les avoir et quel que soit le format papier,

00:16:29

PDF, Word,

00:16:29

Excel,

00:16:30

JP réactif à la solution en fait,

00:16:32

doit pouvoir couvrir l'ensemble des

00:16:34

processus et des workflow circuit de

00:16:36

validation afin de pouvoir maximiser en

00:16:38

fait à la performance et capter le maximum.

00:16:41

Euh, de flux,

00:16:42

sans que vous ayez vous a besoin d'agir.

00:16:46

La traçabilité également doit être feu doit

00:16:48

être faites de bout en bout et la sécurité.

00:16:51

L'archivage des opérations aussi

00:16:52

à doit être bien prise en compte.

00:16:55

Il faut pouvoir proposer en

00:16:56

fait dans la solution,

00:16:58

des mécanismes d'authentification

00:16:59

des utilisateurs.

00:17:00

Donc in mot de passe avec un

00:17:02

classement archivage qui soit sécurisé,

00:17:04

chiffré de bout en bout et avec la

00:17:06

possibilité également de historisé

00:17:08

toutes les actions qui sont réalisées

00:17:10

sur le traitement des documents.

00:17:13

C'est aussi la possibilité d'utiliser

00:17:14

la solution en situation de mobilité.

00:17:17

Aujourd'hui, les usagés évoluent,

00:17:18

vos utilisateurs doivent pouvoir

00:17:20

utiliser la solution de la maturation,

00:17:22

quel que soit le lieu et le

00:17:26

contexte de travail.

00:17:27

Ensuite,

00:17:28

c'est l'élaboration de tableaux de bord,

00:17:30

pouvoir assurer un pilotage

00:17:32

fin et pouvoir anticiper,

00:17:34

par exemple des variations de

00:17:36

volumétrie dans les factures dans

00:17:39

les dépenses a été pouvoir suivre

00:17:42

l'activité en terme de gestion des flux.

00:17:45

Ensuite, c'est la conformité

00:17:46

aux réglementations actuelles,

00:17:48

mais aussi futur, hein,

00:17:50

ça c'est important.

00:17:51

Il faut que vous ayez la garantie

00:17:54

que l'éditeur que vous choisissez.

00:17:57

Soit particulièrement dans le cœur

00:17:58

de métier pour prendre en compte les

00:18:01

changements relativement fréquents,

00:18:02

plus sain dans le domaine financier,

00:18:04

comptable et on le voit avec les

00:18:06

lois finances qui sont proposées

00:18:08

actuellement et qui vont vers

00:18:10

du tout digital d'ailleurs.

00:18:12

L'utilisation également en

00:18:13

mode SaaS cloud par rapport,

00:18:14

comme je disais tout à l'heure,

00:18:16

un fonctionnement haute premium prémices,

00:18:18

hein,

00:18:18

ça va être un gage de minimisation des coûts.

00:18:21

Vous ne payez que pour ce que vous consommez.

00:18:24

Il n'y a pas de d'achat

00:18:25

de matériel ou de licence.

00:18:27

Vous êtes agile, flexible,

00:18:28

pour vous adapter à au changement.

00:18:30

Et puis vous pouvez vous adapter

00:18:32

donc aux usage et au volume.

00:18:35

L'éditeur également doit pouvoir démontrer.

00:18:39

Que sa base de clients.

00:18:41

Et conséquente.

00:18:42

D'accord et suffisamment importante

00:18:44

pour que vous ayez des témoignages qui

00:18:47

vous apporte la garantie que la solution

00:18:50

qu'ils ont mis en place est fiable.

00:18:53

Et ça tombe bien,

00:18:54

puisque nous allons avoir le témoignage un

00:18:58

dans quelques instants de de Véronique.

00:19:00

Également,

00:19:01

c'est la détection automatique des anomalies,

00:19:04

par exemple,

00:19:05

de pouvoir identifier qu'un montant

00:19:08

est inhabituel par exemple ou qu'un

00:19:11

document est falsifié de pouvoir

00:19:14

prévenir en gros les risques de fraude.

00:19:17

Et puis enfin,

00:19:18

la qualité de support a également

00:19:20

et d'accompagnement de l'éditeur

00:19:22

qui doit pouvoir vous proposer

00:19:24

une hotline facilement accessible,

00:19:26

y compris par chat qui est maintenant

00:19:29

l'outil qu'on utilise le plus,

00:19:31

le plus fréquemment ainsi qu'une

00:19:33

aide pour le paramétrage de votre

00:19:35

solution et qui vous accompagnent

00:19:37

dans la formation des utilisateurs.

00:19:42

Je vous propose maintenant de passer au

00:19:44

témoignage de Véronique Var Toscane,

00:19:46

qui est directrice comptable chez micropole,

00:19:48

qu'on a présenté il y a quelques

00:19:50

instants et qui va pouvoir vous

00:19:52

expliquer comment avec you,

00:19:53

the micropole a réussi à ne pas

00:19:56

avoir d'interruption de service et

00:19:57

à ne pas prendre de retard. Euh.

00:19:59

Qui serait du coup à rattraper à la fin du

00:20:02

confinement et qui serait une surcharge,

00:20:04

a assez problématique.

00:20:05

Donc tout ça, on est capable de le résoudre

00:20:07

avec un outil à et c'est pour ça qu'on fait.

00:20:10

C'est venir aujourd'hui pour vous

00:20:11

aider à vous y prendre à temps.

00:20:13

Il n'y a pas perdre effectivement de de

00:20:15

délai sur le traitement de vos factures.

00:20:17

Je vais passer la main.

00:20:19

À Véronique?

00:20:21

Véronique c'était,

00:20:22

où je vous laisse reprendre le le relai.

00:20:27

Hop. Oui. Bonjour, euh, je vous présente

00:20:32

micropole qui est une une société,

00:20:35

euh, dans le domaine de la data,

00:20:38

sa mission c'est de rendre les.

00:20:41

Les entreprises, dates intelligentes en

00:20:43

accompagnant les directions générales,

00:20:45

les directions métiers dans le conseil

00:20:48

et la mise en œuvre de de solutions.

00:20:52

Euh, et puis on les accompagné aussi

00:20:54

pas mal dans la transformation digitale

00:20:57

et tous les dispositifs innovants.

00:21:00

C'est. Innovative people,

00:21:01

c'est notre mot d'ordre. Euh.

00:21:04

Je vais revenir, donc sur le sur youtube.

00:21:08

Pourquoi avoir choisi cette cette solution?

00:21:11

En fait, on cherchait il y a une

00:21:15

toute petite dizaine d'années,

00:21:17

euh, une solution pour repenser

00:21:20

le poste contact fournisseur.

00:21:22

Nous étions confrontés à des transmissions de

00:21:26

documents papier pour avoir des bons à payer.

00:21:30

Euh, entre la.

00:21:31

La comptabilité qui se tenait

00:21:33

sur sur Paris et nos régions.

00:21:36

Et ça, ça me demandait un temps

00:21:39

infini pour avoir un bon à payer.

00:21:41

Euh, il y avait des allers-retours

00:21:44

qui se faisait mal.

00:21:45

Enfin bon,

00:21:46

c'était c'était très très compliqué,

00:21:48

c'était très chronophages et euh,

00:21:50

la formation était surtout pas fiable

00:21:52

donc nous cherchons une solution

00:21:54

qui nous permettait d'avoir une

00:21:56

traçabilité de du document et connaître

00:21:59

la date d'arrivée du document,

00:22:01

la date d'enregistrement et.

00:22:02

Ils sont suivis chez qui elle

00:22:05

était qui qui allait valider et et

00:22:08

quand est-ce qu'elle serait payé?

00:22:10

On cherchait aussi à pouvoir

00:22:12

décentralisé l'information que

00:22:13

tout ne soit pas centralisé,

00:22:15

que l'information ne soit pas à la

00:22:18

comptabilité fournisseur qui était le

00:22:21

seul à dire si la facture était payé,

00:22:23

si, euh, s'il était enregistrer,

00:22:25

s'il était arrivé en fin bon toute,

00:22:28

on voulait vraiment que tout le monde

00:22:31

puisse avoir une information fiable et use.

00:22:34

C'est,

00:22:34

c'est s'est démarqué dans la mesure.

00:22:37

Où on n'était pas sur un investissement

00:22:42

important.

00:22:42

On était sur une facilité de

00:22:47

de d'intégration.

00:22:49

Et surtout sur une centralisation

00:22:50

de l'information,

00:22:51

tout le monde pouvait aller

00:22:53

sur youtube pour avoir la même

00:22:55

information au même moment.

00:22:56

Euh,

00:22:56

c'est vrai que c'est extrêmement

00:22:58

agréable de pouvoir se avoir une

00:23:00

information tout de suite quand on

00:23:02

a le sous-traitant au téléphone.

00:23:04

Quand t'as un commercial sous-traitants

00:23:06

au téléphone et qui veut savoir

00:23:08

où est-ce qu'on est sa facture?

00:23:10

Ils se connectent sur you et il

00:23:12

sait que sa facture est traitée,

00:23:14

qu'elle était dans le circuit

00:23:16

de validation qui est prévu pour

00:23:18

les échéances futures ou qu'il

00:23:20

a déjà été payé et que.

00:23:22

Ben,

00:23:22

il faut que le sous-traitant

00:23:24

vérifiez bien ses comptes.

00:23:26

Euh tout tout ça,

00:23:27

ça nous permettait de de gagner un

00:23:29

temps infini en terme de de productif

00:23:32

qui avait l'information tout de suite.

00:23:35

Et puis aussi dans le service comptable

00:23:37

qui n'avait pas besoin de s'arrêter

00:23:39

toutes les toutes les 5 minutes.

00:23:42

C'est donc c'est facile à dire mais

00:23:44

très fréquemment pour répondre à la

00:23:46

question est-ce que ma facture la

00:23:49

facture de mon sous-traitant a été payé?

00:23:51

Ça c'était très important pour nous.

00:23:53

Et puis le le suivi du du du.

00:23:57

Due process en cours est-ce

00:23:59

que la facture est bien

00:24:01

est bien conforme?

00:24:02

Est-ce que est-ce que la

00:24:04

facture est bien enregistrée?

00:24:06

Enfin tout le tout suivi de de

00:24:09

la vie d'une, d'une facture,

00:24:11

on traite à peu près 10000 facture parents,

00:24:14

donc ça génère aussi beaucoup d'aller retour.

00:24:17

Ça générait beaucoup d'aller retour

00:24:19

maintenant, ça génère des allers-retours

00:24:22

uniquement ou en numérique,

00:24:23

ce qui est quand même très très confortable.

00:24:27

Il y avait aussi un autre,

00:24:30

un autre élément qui nous a amélioré la vie,

00:24:33

c'est la possibilité de de remplacer

00:24:37

le comptable fournisseur au pied levé.

00:24:40

Dans toutes les vies d'entreprise,

00:24:41

on a des arrêts maladie, des accidents

00:24:44

de la vie et tout ce qui peut arriver.

00:24:47

Et là, en quelques.

00:24:49

Il y a quelques minutes,

00:24:51

quelques heures,

00:24:52

soyons pessimistes, euh,

00:24:53

la personne qui reprend la compta

00:24:56

fournisseurs n'a pas besoin de faire

00:24:58

tout un classement sur le bureau

00:25:00

parce qu'il y a des papiers partout.

00:25:02

Le le poste de travail,

00:25:04

c'est le poste fournisseurs,

00:25:06

c'est la série House et on sait

00:25:08

quels sont les factures qui

00:25:10

ne sont pas comptabilisées,

00:25:12

celle qu'ils sont qu'ils le sont.

00:25:14

On ne se pose pas 36000 questions

00:25:16

ou on on va directement dans le dans

00:25:19

le le sujet compta fournisseurs sans

00:25:21

avoir une mise en route fastidieuse.

00:25:26

Euh.

00:25:33

Alors je vous en ai déjà parlé là.

00:25:38

La meilleure, la meilleure.

00:25:39

Il y aura tion de la gestion

00:25:42

de des relations fournisseurs.

00:25:44

Ça a été aussi une de nos quêtes.

00:25:48

Euh, à partir du moment où le fournisseur

00:25:51

peut nous envoyer ses factures par mail,

00:25:54

elles sont directement dans le système.

00:25:57

Il n'y a plus de fournisseurs qui traînent

00:26:00

sur le coin du du bureau du de l'acheteur,

00:26:04

ça facilitent les relations, compta,

00:26:06

fournisseurs et fournisseurs.

00:26:07

Euh maintenant.

00:26:08

On n'est plus des gens qui sont qui qui

00:26:11

sont face à des des fournisseurs mécontent.

00:26:14

On est avec des partenaires qui

00:26:17

éventuellement pose la question pour savoir

00:26:19

si leur facture et traité est bien valide.

00:26:22

Mais on n'est plus avec des

00:26:24

fournisseurs qui se demandent pourquoi

00:26:26

est-ce que leur facture n'est pas

00:26:28

arrivée jusqu à la comptabilité?

00:26:31

C'est une c'est un.

00:26:34

Une amélioration.

00:26:36

Incroyable de la relation entre la

00:26:39

comptabilité et des partenaires extérieurs.

00:26:42

Euh, une économie de temps,

00:26:44

puisque le comptable va pouvoir

00:26:46

se focaliser sur d'autres.

00:26:48

D'autres travaux à valeur

00:26:50

beaucoup plus ajouter plutôt que

00:26:52

le classement et l'archivage.

00:26:55

Euh, on a on a, euh,

00:26:58

fait une économie entre

00:27:00

guillemets de temps d'un demi,

00:27:02

d'un temps partiel d'un d'un état.

00:27:05

Euh,

00:27:06

parce que le la la personne à

00:27:09

la compta fournisseurs n'a plus

00:27:12

besoin de faire son classement.

00:27:15

Le circuit papier validation papier c'était

00:27:18

quelque chose de extrêmement lourd, hein?

00:27:21

Euh,

00:27:21

et puis on a fait aussi une économie très,

00:27:25

très importante en termes de papier puisqu'on

00:27:28

a économisé à peu près 40 kilos de de papier.

00:27:32

Euh.

00:27:32

Et puis les classeurs qui vont qui vont

00:27:36

avec la simplification de la validation,

00:27:39

ça a été un facteur très,

00:27:42

très important aussi dans la relation.

00:27:44

Euh.

00:27:45

Tout news est pris en main d'une

00:27:48

manière efficace et dans des

00:27:50

délais très très raccourcie.

00:27:52

Euh,

00:27:53

n'importe quelle personne,

00:27:54

à partir du moment où il y a un accès

00:27:58

eius peut valider ses factures sans

00:28:01

avoir à se à se torturer l'esprit pour

00:28:04

savoir comment ça marche très intuitif.

00:28:06

Euh, il n'y a qu il y a c'est simple,

00:28:11

c'est le seul terme qui qui existe.

00:28:14

Il n'y a qu'a cliquer.

00:28:17

Et puis donc,

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là validation se simplifié aussi beaucoup et.

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Oui, voilà, euh.

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Au global,

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je vous disais qu'on ai économisé 40

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kilos de papier 20 classeur parents,

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les armoires qui les accompagnent,

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les caisses avec les sondes archives

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en période de clôture ont disparu,

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donc c'est tout bénéfice.

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Et c'est bien pour la planète, du coup. Aussi

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aussi mieux pour la planète, alors là,

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actuellement, euh, nous sommes

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confrontés à notre confinement et ça,

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c'est vraiment quelque chose que je

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n'avais pas du tout anticipé au moment

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où où on a milieu en place, mais là,

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c'est pareil pour que pour tout le reste,

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aussi bien pour les les grèves de

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transport que pour le confinement.

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Là, on a eu la SNCF qui nous

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a donné un petit coup de pouce

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parce qu'on a pu vérifier que ça,

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ça fonctionnait bien avant de confinement.

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Mais le comptable, un travail de chez lui.

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Ou du bureau?

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C'est exactement la même chose,

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euh, les mails,

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les factures arrivent par mail,

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elles sont automatiquement intégrés dans use,

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donc le fournisseur nous n'a pas

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à attendre la fin du confinement

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pour qu'on puisse intégrer ces

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ces factures dans un système.

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Euh, l'avis de de la société continue

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comme si de rien n'était et le

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comptable fournisseurs continue

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à travailler de la même manière,

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que ce soit de chez lui ou de ou du bureau.

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C'est exactement le même schéma.

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Ça a été vraiment une, euh,

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un soulagement de ne pas avoir

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d'interruption de travail et

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sans interruption de travail.

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Il n'y a pas de retard à rattraper et là,

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c'est le bénéfice pro, bande de USD pour.

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Pour cette ouais on a.

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On a choisi la bonne solution

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pour ne pas être embêté pendant ce

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confinement en termes de de télétravail.

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Et là je ne sais pas comment

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est-ce qu'on pourrait s'en passer.

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Ça nous a vraiment, euh,

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alléger nos nos process est ça

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fiabilise aussi nos process.

La Continuité de Service des départements comptables et financiers

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