00:00:04

sur cette complexité qui, euh,

00:00:06

résulte notamment de de plusieurs

00:00:08

facteurs à traditionnellement,

00:00:09

les facteurs qui rendent requis

00:00:11

rendre difficile à cette gestion,

00:00:13

c'est des facteurs réglementaires.

00:00:14

Il faut s'adapter à la réglementation

00:00:17

et donc mettre en place notamment

00:00:19

des pistes d'audit ou de, euh,

00:00:21

des circuits de validation documenté qui

00:00:23

sont compliqués à mettre en œuvre lorsqu'on

00:00:26

ne peut pas centraliser l'information,

00:00:28

ils sont de facto d'ordre fiscaux également.

00:00:31

Euh, ils sont d'ordre,

00:00:32

euh, parties prenantes.

00:00:33

Qui sont multiples,

00:00:34

c'est les clients,

00:00:35

ses fournisseurs.

00:00:36

Les services financiers sont

00:00:38

les experts-comptables avec

00:00:39

lesquels vous travaillez peut-être

00:00:40

l'administration fiscale qui vous,

00:00:42

alors,

00:00:42

vous auditez vous demander des comptes

00:00:44

à les éditeurs de logiciels avec

00:00:46

lesquels il faut également travailler,

00:00:48

euh.

00:00:48

Là,

00:00:49

diversité également à l'agrégation

00:00:50

des données qui sont éclatés dans

00:00:52

plusieurs systèmes d'information,

00:00:54

donc ils sont hétérogènes avec une

00:00:56

variabilité également des volumes

00:00:57

qui peuvent être assez conséquente

00:00:59

et qu'il faut pouvoir gérer.

00:01:01

L'organisation également multi

00:01:02

site va ajouter de la complexité

00:01:04

sur plusieurs facteurs de risques,

00:01:06

c'est moins de visibilité sur le.

00:01:08

Les engagements de dépenses et

00:01:10

ça risque de moins de qualité,

00:01:12

des reporting,

00:01:12

c'est une pression administrative

00:01:14

sur les équipes également

00:01:15

opérationnels qui sont sur des sites

00:01:17

distants et c'est difficilement

00:01:18

du coup compatible avec le.

00:01:20

Avec le corps de mission.

00:01:23

Quand on regardé les principaux challenges,

00:01:26

donc j'ai listé juste avant,

00:01:28

on peut effectivement en noté 3 euh.

00:01:30

Principaux 3 axe fort,

00:01:32

c'est notamment l'absence de visibilité,

00:01:34

l'absence de visibilité sur les engagements

00:01:36

dont on pour pour un traitement

00:01:39

qui est plutôt à dire artisanale,

00:01:41

euh non automatisés,

00:01:42

on va se trouver sur une non visibilité sur

00:01:45

les gens vont faire des demandes d'achat,

00:01:48

ils vont peut-être le faire

00:01:50

sur un tableau Excel,

00:01:52

sur un papier volant,

00:01:53

le déposer sur un bureau.

00:01:55

Ça va peut-être se faire sur un site

00:01:57

et le siège va peut-être pas être

00:01:59

consultés et on va se retrouver avec

00:02:01

des engagements en fait de dépenses

00:02:03

qui n'ont pas été confirmées,

00:02:04

qui sont pas visibles en réalité

00:02:06

et qui vont avoir un impact direct

00:02:07

sur la trésorerie et qui peut être

00:02:09

un facteur négatif dans la gestion,

00:02:11

l'absence également de fiabilité

00:02:12

et de exhaustivité des données et

00:02:14

ne pas avoir en temps réel ce qui

00:02:16

se passe sur les différents sites.

00:02:17

Euh, bien c'est,

00:02:18

c'est un manque de visibilité,

00:02:19

donc on ne sait pas si la facture

00:02:21

est en traitement,

00:02:22

si elle est bien dans le circuit,

00:02:24

si un exagéré, euh,

00:02:25

quelle information peut donner aux

00:02:26

fournisseurs qui nous relance?

00:02:27

Donc cette absence de de,

00:02:29

de visibilité et de l'exhaustivité

00:02:31

des données est un facteur également

00:02:33

pénalisant pour avancer de manière

00:02:35

fluide sur la gestion de veau de veau,

00:02:38

documents et puis l'impact négatif

00:02:39

également des tâches administrative.

00:02:41

Impact négatif, pardon, euh,

00:02:42

c'est de se retrouver avec des

00:02:44

personnes qui ont de la valeur,

00:02:46

qui pourrait avoir des décisions

00:02:48

un peu plus stratégique ou,

00:02:50

ou de ou de rôle plutôt d'analyse,

00:02:52

euh,

00:02:52

de Conseil d'orientation pour

00:02:54

l'entreprise qui se retrouvent sur

00:02:56

des sur des tâches à faible valeur ajoutée.

00:02:58

Euh, et CDD, temps perdu du temps perdu

00:03:01

sur de la performance qui pourrait

00:03:03

être et bien mises à contribution

00:03:05

sur d'autres sur d'autres profil ou

00:03:07

sur d'autres sur d'autres missions.

00:03:13

Le stade suivant.

00:03:15

C'est comprendre, euh,

00:03:17

comment les solutions de

00:03:19

dématérialisation du du processus,

00:03:20

donc partie, est payant depuis la

00:03:23

demande d'achat jusqu'au paiement,

00:03:24

euh, vont être un véritable fil d'ariane.

00:03:28

Et ensuite d'ariane, qui va permettre donc,

00:03:30

comme je le disais en introduction,

00:03:32

de sortir du labyrinthe de ces

00:03:34

processus comptable qui peuvent

00:03:36

être parfois fastidieux?

00:03:37

Euh, et ces solutions vont permettre de

00:03:39

tout automatiser et donc d'avoir une

00:03:41

meilleure fiabilité et une meilleure vision.

00:03:43

Donc ça va,

00:03:44

c'est des solutions qui vont pouvoir venir,

00:03:47

euh, bien caler tout ça.

00:03:48

Il y a une étude de Oxford Economics

00:03:51

qui est récente, inquiet 2020,

00:03:53

et qui indique que désormais,

00:03:55

il n'y a plus que 23 pour 100 des décisions.

00:03:58

Les directions financières, qui ne repose

00:04:01

pas sur l'automatisation et ce chiffre,

00:04:03

il était 48 pour 100 en 2017.

00:04:08

À contrario, en 2020, il y a 66 pour 100.

00:04:11

Ces décisions qui qui le deviennent avec

00:04:14

en complément une intervention humaine.

00:04:16

Et il n'y en avait que 49 pour 100 en 2017,

00:04:21

on voyait que.

00:04:22

On prend effectivement, euh,

00:04:24

le pas vers une évolution de l'automatisation

00:04:27

qui aident à la prise de décision.

00:04:30

Alors une autre étude qui est celle du

00:04:33

cabinet Mazars sur les tendances du marché,

00:04:36

de l'automatisation sur

00:04:37

les fonctions finance,

00:04:38

euh, qui dit que?

00:04:40

Cette automatisation,

00:04:41

elle est avant tout perçu comme un

00:04:43

moyen d'accroître la productivité

00:04:45

en permettant de gagner du temps.

00:04:47

Euh, et donc de se libérer de

00:04:50

certaines contraintes administratives.

00:04:51

Euh, et ça pour 77, pour 100,

00:04:53

des organisations qui font,

00:04:55

qui ont été,

00:04:56

qui ont été dans cette étude,

00:04:58

ça hop de la fiabilité pour 60 pourcent.

00:05:01

Ah ça permet de simplifier les

00:05:03

processus pour 56 pourcent,

00:05:04

d'augmenter la sécurité pour 40

00:05:06

pourcent et de réduire les coûts.

00:05:09

Pour 33 pourcent,

00:05:10

c'est évidemment des des des des des

00:05:12

raisons qui sont parfaitement alignés sur

00:05:14

les gains qu'apporte la dématérialisation

00:05:16

dans des environnements qui sont multi-sites.

00:05:20

C'est une progression qui, bien sûr,

00:05:22

va continuer à s'accélérer.

00:05:24

Un, euh,

00:05:25

globalement dans les entreprises à.

00:05:27

Les tâches qui sont totalement automatisée,

00:05:30

elles ont doublé depuis 3 ans.

00:05:32

Elle passe de 8 pour 100.

00:05:34

En 2016 à 17 pour 100 en 2019.

00:05:38

Et ça va doubler à l'horizon 2022

00:05:41

pour passer à plus de 30 pourcent.

00:05:45

Oups, petite erreur de touche à ces chiffres.

00:05:47

Ils sont tirés d'une étude

00:05:49

de Willy Star Wars Wilson,

00:05:51

donc c'est c'est pas des chiffres qui sont

00:05:54

qui sont qui sont lâchés dans le vide,

00:05:57

c'est vraiment issues d'études et

00:05:59

c'est des chiffres des chiffres réels

00:06:01

donc on voit une réelle progression

00:06:03

et une réelle prise de conscience dans

00:06:05

les entreprises sur cette nécessité à

00:06:08

automatiser ce process sur les tâches

00:06:10

qui sont partiellement automatisé.

00:06:11

Donc on n'est pas sur un circuit complet

00:06:14

pi toupie elles dépasseront 90 pour 100.

00:06:17

Alors qu'elles étaient qu

00:06:19

cinquante-et-un pourcent 2016.

00:06:20

Donc on peut se rendre compte

00:06:22

que les entreprises eux qui ont

00:06:25

qui ont franchi le pas,

00:06:26

ont compris,

00:06:27

elles ont assimilé en fait tous ces bénéfices

00:06:30

d'automatisation de de

00:06:31

leur processus fournisseur.

00:06:33

C'est une évolution qui s'explique

00:06:34

notamment par des raisons opérationnelles,

00:06:36

hein, mais aussi financière. Pourquoi?

00:06:39

Parce que quand on opté pour la

00:06:41

dématérialisation de ses processus,

00:06:43

ça permet de pouvoir accéder à des gains

00:06:45

de productivité qui sont importants.

00:06:47

Ça permet de rationaliser

00:06:48

les coûts de traitement.

00:06:50

Et ça permet de simplifier le travail

00:06:52

entre les équipes à travers une

00:06:55

solution ou un portail qui collaboratif.

00:06:57

Au-delà de de tous ces éléments,

00:06:59

il faut préciser aussi que là,

00:07:01

forte croissance des projets de

00:07:03

dématérialisation des processus de gestion

00:07:05

de factures et de demandes d'achat,

00:07:07

elle va s'expliquer aussi par le

00:07:09

fait que les technologies qu'on

00:07:10

utilise maintenant sont *******

00:07:12

et elles ont atteint un niveau

00:07:14

de satisfaction qui qui est,

00:07:16

qui est extrêmement suffisant

00:07:18

là où ils avaient peut-être des

00:07:20

points faibles auparavant.

00:07:21

C'est notamment lecas pour celles qui sont

00:07:24

proposées en ce qu'on appelle en mode cloud,

00:07:27

qui nécessitent pas de

00:07:28

mise en œuvre complexe.

00:07:29

Pas de matériel,

00:07:30

ajouter,

00:07:31

pas de d'équipes informatique

00:07:32

à solliciter ou à mobiliser.

00:07:34

Elles sont pas coûteuse,

00:07:35

un pour être utilisée,

00:07:36

on peut démarrer tout de suite Haïti,

00:07:39

l'utilisateur va se concentrer du

00:07:40

coup uniquement sur son métier sans

00:07:42

avoir des contraintes techniques,

00:07:44

a géré.

00:07:45

En mode cloud,

00:07:46

ça va permettre aussi de de

00:07:49

tester simplement.

00:07:50

La solution est de souscrire sous des formes,

00:07:53

euh, d'utilisation à l'usage.

00:07:55

Euh, pour pouvoir avoir un

00:07:57

budget qui est maîtrisée,

00:07:58

donc pas de gros investissements

00:08:00

One shot pour démarrer,

00:08:02

on paye pour qu'on consomme.

00:08:04

En unifiant les processus,

00:08:05

facture d'achat également,

00:08:07

la direction administrative et

00:08:08

financière vont gagner en performance.

00:08:10

Elles vont gagner aussi en sécurité

00:08:12

et ils vont gagner également.

00:08:14

Confort de travail donc,

00:08:16

grâce aux solutions de des maths de facture,

00:08:19

il est possible de finir, euh,

00:08:22

avec des outils qui ne sont plus disparate,

00:08:25

donc d'avoir à un véritable couteau suisse.

00:08:28

Depuis avoir des outils qui

00:08:30

sont sur sur sur un logiciel,

00:08:32

puis sur un autre sur une autre solution,

00:08:36

euh, d'avoir,

00:08:36

euh,

00:08:37

une agglomération ont fait un

00:08:39

des logiciels de comptabilité,

00:08:40

des outils bureautiques,

00:08:42

de la messagerie et de réunir

00:08:44

tout ça dans une application

00:08:46

qui peut être à la fois moderne,

00:08:49

pratique et qui permettra

00:08:50

de remplacer en fait,

00:08:52

euh,

00:08:52

tous les tous les process du

00:08:55

plancher de toupet.

00:08:57

Pour pouvoir intégrer de bout

00:08:59

en bout dans la solution la

00:09:01

gestion de toutes ces actions.

00:09:03

En amont de tout ça,

00:09:05

une application pi toupie à unique

00:09:07

va permettre de pouvoir créer

00:09:09

donc l'expression du besoin,

00:09:11

la demande d'achat,

00:09:12

l'engagement budgétaire correspondant.

00:09:13

Et puis va pouvoir s'en suivra

00:09:15

la génération du bon de commande

00:09:18

et un circuit de de validation

00:09:20

qui va permettre aux acteurs dans

00:09:22

valider la réception.

00:09:24

Donc c'est vraiment pouvoir

00:09:26

globalisé tout l'acte depuis

00:09:27

l'achat jusqu à son paiement.

00:09:31

Alors les configurations

00:09:33

multi site a également,

00:09:35

elles vont être des constituants,

00:09:37

euh d'environnement.

00:09:38

On peut observer de façon optimale tous

00:09:41

les bénéfices de la dématérialisation

00:09:43

et encore plus que d'autres que d'autres

00:09:46

structures qui serait un mono site.

00:09:49

Parce que la solution va pouvoir apporter.

00:09:53

De meilleurs contrôles, un reporting,

00:09:54

fiabiliser des gains de temps,

00:09:56

évidemment une productivité.

00:09:57

En réduisant le temps de traitement,

00:10:00

en réduisant du coup les coûts,

00:10:02

en maîtrisant la saisonnalité également,

00:10:04

en permettant d'avoir des garanties

00:10:06

de sécurité et de conformité.

00:10:08

Qu'une solution, euh,

00:10:09

automatisé de bout en bout

00:10:11

va permettre d'obtenir.

00:10:12

La démâté ration va aussi

00:10:14

apporter des réponses à des

00:10:15

questions qui sont fondamentales.

00:10:17

Elle,

00:10:17

se pose certains responsables financiers

00:10:19

qui sont présents ce matin et des

00:10:22

comptables également pour les activités

00:10:24

qui sont répartis en plusieurs sites.

00:10:26

C'est notamment comment fiabiliser

00:10:28

et sécuriser un les données?

00:10:30

Euh, et bien,

00:10:31

avec une solution de dématérialisation à.

00:10:34

Tout ce qui est facture,

00:10:35

tout ce qui est donné, euh,

00:10:37

vont répondre aux 4 exigences

00:10:39

de toute politique de sécurité,

00:10:41

euh, c'est de pouvoir maintenir

00:10:43

la disponibilité en permanence,

00:10:44

la la disponibilité de l'information et de

00:10:47

la disponibilité de l'accès à la solution,

00:10:49

c'est certifié l'intégrité des documents,

00:10:51

c'est préserver la confidentialité

00:10:52

en notifiant l'accès,

00:10:53

en permettant d'avoir un login et

00:10:55

mot de passe et en euro datant.

00:10:58

Euh,

00:10:58

toutes les actions qui sont

00:11:00

réalisés sur le traitement manière

00:11:02

pour garantir une traçabilité.

00:11:03

En terme de disponibilité permanente

00:11:05

comme vous êtes en général,

00:11:07

et c'est ce qu'on préconise

00:11:08

sur une solution cloud,

00:11:10

bah vous allez pouvoir mutualiser les

00:11:12

coûts et ça va vous permettre, euh,

00:11:14

grâce à des fournisseurs de offre SaaS.

00:11:17

Qui sont aujourd'hui en mesure de

00:11:19

proposer des environnements robuste.

00:11:21

Euh,

00:11:21

et bien d'être sur des data Center qui

00:11:23

sont certifiés ce qu'on pourrait pas

00:11:26

avoir si on le faisait nous-mêmes.

00:11:28

Euh,

00:11:28

c'est des certifications type ISO 27

00:11:30

001 ou c'est des réplications également.

00:11:33

Euh en temps réel,

00:11:34

la protection des données personnelles.

00:11:36

Et de garantir une disponibilité,

00:11:39

euh,

00:11:39

qui soit 100 pour 100 avec des exigences

00:11:43

sécurité qui seront eux les plus élevés.

00:11:46

Donc c'est de pouvoir bénéficier

00:11:48

d'une architecture qu'on pourrait

00:11:50

peut-être pas s'offrir, où,

00:11:52

qui serait compliqué à gérer ou à manager.

00:11:56

C'est également pouvoir avoir

00:11:58

une intégrité des documents.

00:11:59

Euh.

00:12:01

Il y a des solutions d'intégration

00:12:03

aujourd hui et on en fait partie qui

00:12:05

permettent la production de copie fiable,

00:12:07

production d'une copie fiable

00:12:09

au sens de l'arrêté.

00:12:10

Un qui a été,

00:12:11

qui a été réalisée,

00:12:12

qui a été publié en au 22/3/2017 et

00:12:14

qui permet par exemple aujourd hui

00:12:17

d'avoir des signatures électroniques.

00:12:18

Largesses 2 étoiles d'avoir un horodatage,

00:12:20

de retrouver toutes les actions du tout,

00:12:22

le cycle de vie de la facture de

00:12:25

bout en bout qui a fait quoi?

00:12:27

Qui l'a envoyé dans le système?

00:12:29

De quelle manière qu'il enregistrait

00:12:30

qui l'a validé?

00:12:31

Ça permet d'identifier chaque intervenant.

00:12:33

Euh,

00:12:33

vous avez même également pour

00:12:35

les solutions les plus avancées,

00:12:37

des technologies qui vont permettre

00:12:39

de lutter contre là.

00:12:40

Fraude. Et donc d'extraire en fait,

00:12:43

euh, toutes les données présentes

00:12:44

sur le document pour contrôler

00:12:45

qu'elle soit pertinente, cohérente,

00:12:47

que le montant correspond bien à ce qu'on a

00:12:49

l'habitude de traiter pour ce fournisseur.

00:12:51

Par exemple, en conservant à historique

00:12:53

des montants traité auparavant,

00:12:54

de vérifier si une facture, euh,

00:12:56

n'a pas été photoshoppée parce que ça

00:12:58

laisse des traces et des métadonnées du

00:13:00

PDF ont pas été modifié par un faussaire,

00:13:02

ou encore s'il horrible correspond bien

00:13:04

celui que j'ai dans ma fiche fournisseur.

00:13:07

C'est également de pouvoir respecter

00:13:09

la confidentialité des données,

00:13:11

doit avoir un un outil de

00:13:14

dématérialisation notamment.

00:13:15

Si je compare par rapport à des à

00:13:18

des process basé sur du papier,

00:13:21

le numérique lui va faciliter en fait le

00:13:23

stockage et la recherche d'information,

00:13:25

donc de permettre plus de disponibilité,

00:13:27

de pouvoir également authentifié

00:13:29

les accès aux données,

00:13:30

de pouvoir authentifier que là là là là

00:13:33

donnée ou le document n'a pas pu être

00:13:36

modifiées et le chiffrement qui est

00:13:38

disponible sur les discussions sur la

00:13:40

solution numérique va protéger également

00:13:42

la confidentialité des données. Euh,

00:13:44

qui parfois sont des données personnelles,

00:13:46

voire confidentiel.

00:13:47

C'est une traçabilité des processus,

00:13:49

euh, qui est importante aujourd hui?

00:13:52

Euh, si je vous donne un chiffre

00:13:54

14 milliards d euros par an.

00:13:56

Mais je sais pas si ça vous parle

00:13:59

14 milliards d'euros par an,

00:14:01

mais c'est le coût estimé de

00:14:03

la fraude à la TVA en France.

00:14:05

Ça c'est un chiffre qui étirait,

00:14:07

euh, de la Commission européenne,

00:14:09

et c'est le principal argument qui

00:14:11

leur permet de justifier de la mise

00:14:14

en œuvre de la piste d'audit fiable

00:14:16

qui eux et obligatoire pour pouvoir.

00:14:18

Et bien euh, encadrent contrôle où d'audit?

00:14:21

Justifier qu'on n'a pas détourné de thé vert,

00:14:24

ail qu'on est bien conforme

00:14:25

effectivement par rapport à à cette,

00:14:28

à cette gestion de de de TVA.

00:14:30

Euh.

00:14:31

Également.

00:14:32

Avec la piste d'audit fiable,

00:14:35

euh,

00:14:36

il y a le di et la signature

00:14:38

électronique qui sont des des

00:14:40

procédés facturation qui sont eux qui

00:14:42

sont demandés par l'administration

00:14:44

dans la mesure du possible,

00:14:47

et ça depuis le 1/1/2013 sont des des

00:14:49

moyens qui sont reconnus un comme de des

00:14:53

moyens de traçabilité de des processus.

00:14:55

Euh,

00:14:56

c'est l'arrêté de la directive

00:14:58

européenne 7 2010 45 UE si ça parle

00:15:01

ça a certains d'entre vous qui

00:15:03

avait été établi en juillet 2010.

00:15:05

Voilà donc l'idée,

00:15:06

c'est de couvrir un et tracer 100

00:15:08

pourcent du processus pi toupie.

00:15:10

Je veux dire plutôt bien pour pour

00:15:12

raccourcir un petit peu plus tôt

00:15:14

pour pas que ça se paye à donc

00:15:16

c'est 100 pour 100 de couverture

00:15:18

depuis l'expression aux besoins du

00:15:20

paiement et qui va permettre donc de

00:15:22

tracer mais aussi de relier tous les

00:15:24

documents du processus entre eux.

00:15:26

Ça peut être le devis,

00:15:27

ça peut être le contrat,

00:15:29

le bon de livraison,

00:15:30

la facture,

00:15:31

le bon de commande qui va pouvoir être relié,

00:15:34

qui vont pouvoir être reliés

00:15:35

ensemble et ça c'est.

00:15:37

Notamment quelque chose qui a

00:15:38

imposé par la piste d'audit

00:15:40

fiable de pouvoir relier tous les

00:15:42

documents qui font partie du circuit de

00:15:44

validation à depuis la naissance de la

00:15:46

de la commande jusqu à son paiement.

00:15:49

Ces solutions, qui sont tout en un,

00:15:51

sont aussi capables à la fois de

00:15:53

sécuriser les processus financiers,

00:15:55

mais aussi d'être,

00:15:56

un facilitateur à la mise en conformité.

00:15:58

Euh, notamment à travers la prévention

00:16:01

à la détection des fraudes bas

00:16:03

à travers la mise en place de la

00:16:05

piste d'audit fiable qu'on a vu,

00:16:07

mais aussi à travers l'archivage

00:16:09

électronique à valeur probante qui

00:16:11

est par rapport au retour qu'on

00:16:13

a eu des directions financières,

00:16:15

la priorité en 2020 de pouvoir

00:16:17

avoir un archivage qui est conforme

00:16:19

à la valeur probante.

00:16:20

Et pouvoir ainsi se se dédouaner en fait,

00:16:23

un de devoir présenter le document

00:16:25

original qui oblige à archiver le

00:16:27

document si les papiers dans des

00:16:29

boîtes d'archives qui obligeait à

00:16:31

retrouver le document avec l'e-mail qui,

00:16:33

associé pour avoir la pièce d'origine.

00:16:35

Et ça,

00:16:36

ce sont des des des process qui

00:16:37

sont réellement fastidieux.

00:16:42

Alors quand on a. Brosser un petit peu

00:16:46

ces contraintes légales, juridique.

00:16:48

On peut se demander et se dire,

00:16:51

c'est bien, je réponds à l'administration,

00:16:53

à ce qu'elle me demande,

00:16:55

mais comment je vais réduire mes

00:16:57

coûts et générer des gains de

00:16:59

productivité avec tout ça? Et bien.

00:17:01

Je le rappelle régulièrement dans

00:17:03

mes séminaires, à un enregistrement

00:17:05

comptable d'une facture papier.

00:17:06

Mais je le répète souvent,

00:17:08

parce que c'est pas toujours connu,

00:17:10

où on ne visualise pas toujours

00:17:12

s'étirer d'études hein,

00:17:13

ça coûte l'enregistrement comptable

00:17:15

des factures papier entre 9 et 20€.

00:17:18

Entre 9 et 20€.

00:17:19

La dématérialisation des achats et factures.

00:17:22

Euh, fournisseur,

00:17:22

ça va permettre en fait d'accroître,

00:17:25

euh, là productivité des équipes

00:17:26

financières et comptables,

00:17:28

parce que ça va diviser le

00:17:30

site de validation.

00:17:31

On parle d'une division du

00:17:33

cycle de l'ordre de 5 à 20.

00:17:36

Et ça va de fait,

00:17:37

multiplier par 2 la productivité de

00:17:39

traitement puisque la majorité des process

00:17:40

qui était Manuel vont être automatisé.

00:17:42

Il va être beaucoup plus rapide,

00:17:44

n'y a pas de documents non plus qu'ils

00:17:45

vont se balader dans les différents sites,

00:17:48

sur les différents bureaux qui vont

00:17:49

devoir transité par des navettes.

00:17:50

Ça va être directement disponibles

00:17:52

dans l'outil et ça va réduire de cette

00:17:54

manière là les coûts de gestion.

00:17:55

On parle de coûts de gestion réduits,

00:17:57

de de l'ordre de 80 pour 100.

00:18:00

Donc c'est un cumul d'économies

00:18:01

qui peut être vite important si

00:18:04

on considère le nombre d'étapes

00:18:05

que génère un traitement Manuel,

00:18:07

c'est-à-dire copier des montres

00:18:08

commande à réaliser des envois

00:18:10

postaux ou des envoyer mail,

00:18:12

le temps de validation et le

00:18:14

temps de recherche.

00:18:15

La duplication des factures,

00:18:16

le stockage papier et éventuellement

00:18:18

les pertes également de facture ou

00:18:20

de tickets qui sont nécessaires pour

00:18:22

justifier de leur de leur traitement.

00:18:24

L'autre atout majeur de de ces solutions?

00:18:27

En mode SaaS au mode cloud,

00:18:29

euh,

00:18:29

c'est qu'elles sont basé sur un business

00:18:31

model qui est une facturation à l'usage,

00:18:34

hein?

00:18:34

Comme on le disait et qui permet de

00:18:37

s'adapter du coup à la saisonnalité

00:18:39

des flux de facturation à la

00:18:41

hausse ou à la baisse.

00:18:42

Donc c'est une spécificité qui est forte,

00:18:44

notamment dans le secteur de

00:18:46

l'hôtellerie restauration.

00:18:47

Et puis,

00:18:47

dans un contexte où on est en multi site,

00:18:50

c'est un atout qui va s'avérer très

00:18:52

précieux parce qu'il va permettre

00:18:54

de répondre à des secteurs dans

00:18:56

lesquels on a des variations

00:18:57

saisonnières très importante.

00:18:59

On a dit.

00:19:00

Effectivement,

00:19:00

l'hôtellerie café restaurant,

00:19:01

le travail temporaire aussi en fait partie,

00:19:04

notamment,

00:19:05

de même que les périmètres médico-sociaux.

00:19:07

Euh,

00:19:08

les réseaux de franchise avec

00:19:10

des extensions à des ajouts

00:19:12

effectivement de de franchisés.

00:19:14

Quand on n'est pas automatisé,

00:19:16

et bien la maîtrise de ces

00:19:18

fluctuations de volume,

00:19:19

elle va être très problématique parce qu'il

00:19:21

va y avoir des risques d'engorgement.

00:19:23

On va avoir des délais qui vont

00:19:25

être rallongé.

00:19:26

En concernant les paiements ou le traitement,

00:19:28

on va ralentir également, euh.

00:19:29

L'exécution des processus?

00:19:31

On risque d'augmenter les pertes

00:19:33

de facture avec ce nouveau site

00:19:35

qui peut-être pas au fait des

00:19:37

des des process à appliquer.

00:19:39

Et puis enfin, là, dématérialisation,

00:19:41

elle va éliminer le le goulet

00:19:43

d'étranglement qui est inhérent à tout

00:19:45

processus traditionnel non automatisé.

00:19:46

Euh donc avec les,

00:19:48

avec les mêmes ressources.

00:19:49

Euh, les volumes traités

00:19:51

de manière dématérialisée,

00:19:52

ils vont être démultipliée.

00:19:53

On doit avoir un ratio du nombre de factures

00:19:56

traitées par personne par personne,

00:19:58

pardon, qui va être beaucoup,

00:20:00

beaucoup plus important.

00:20:02

Et beaucoup plus intéressant.

00:20:04

Alors on peut gagner beaucoup

00:20:06

de temps et gagner beaucoup

00:20:08

d'autonomie parce que dans un

00:20:09

contexte encore une fois multi site,

00:20:12

les processus de validation,

00:20:13

ils ont un inconvénient majeur,

00:20:15

c'est qu'on a une multiplicité

00:20:17

des intervenants et donc tout au

00:20:20

long de la chaîne de validation,

00:20:22

sa va introduire des blocages en

00:20:24

fonction des disponibilités de

00:20:26

ce valideur de ses intervenants.

00:20:28

Ça risque donc du coup d'apporter

00:20:30

un manque de fluidité dans la

00:20:33

mesure où le processus.

00:20:34

Peuvent être ralentie par

00:20:35

l'absence de quelqu'un,

00:20:36

par un oubli,

00:20:37

par un retard de validation de la

00:20:39

part d'une plusieurs personnes qui

00:20:41

sont en partie prenante du processus.

00:20:43

Euh.

00:20:44

L'automatisation des contrôles

00:20:45

également aider relance,

00:20:46

que permet la solution de la maturation?

00:20:48

Ça va éliminer cet inconvénient,

00:20:50

puis ça va permettre d'accélérer également

00:20:52

le reporting qui va se faire en temps réel.

00:20:55

C'est du coup à à mon sens,

00:20:58

a un enjeu vital.

00:21:00

Pour pouvoir justement maîtriser tous

00:21:02

ces flux de trésorerie de charge,

00:21:05

notamment lorsqu'elles font l'objet

00:21:07

d'une refacturation entre différents sites.

00:21:09

Les solutions de démâter,

00:21:10

elles sont aussi capables de répondre

00:21:12

à des enjeux d'instantanéité.

00:21:14

On disait d'accès à l'information,

00:21:15

l'information,

00:21:16

elle est classée selon une organisation qui

00:21:18

est compréhensible par les opérationnels,

00:21:20

par établissement, par fournisseur,

00:21:21

par nature d'achat.

00:21:22

Elle va pouvoir stocker au central,

00:21:24

être accessible en permanence

00:21:25

et en temps réel,

00:21:27

quel que soit l'endroit où se trouve leur,

00:21:29

et à partir de là,

00:21:31

à partir de n'importe quel appareil,

00:21:33

soit un PC, une tablette,

00:21:35

un smartphone,

00:21:35

donc c'est de pouvoir être mobile et

00:21:38

pouvoir travailler ou que l'on soit.

00:21:40

Et au moment où on le souhaite.

00:21:42

Cette solution,

00:21:42

ça permet également de prendre

00:21:44

plus vite tout ce qui est décisions

00:21:47

pertinentes qui sont basés sur des des,

00:21:49

des faits,

00:21:50

mais aussi des chiffres à un

00:21:52

document numérique.

00:21:53

Ça a la chance de pouvoir transmettre

00:21:56

quasiment instantanément,

00:21:56

contrairement du support papier qui

00:21:58

peut être en plus pendant le transfert perdu,

00:22:01

notamment par la poste,

00:22:03

une navette ou encore un coursier.

00:22:06

Et quand on parle de contexte multi-sites,

00:22:08

c'est encore plus productif.

00:22:10

Euh, puisqu'il faut communiquer

00:22:12

rapidement des établissements Varin,

00:22:13

siège social ou entre plusieurs

00:22:15

entités juridiques,

00:22:16

notamment dans le cadre des réseaux

00:22:18

de franchises dont on parlait.

00:22:20

Euh.

00:22:21

Où lorsqu'un décideur opérationnel sur site,

00:22:23

euh à l'obligation d'engager une

00:22:25

négociation avec les fournisseurs

00:22:27

et a besoin d'avoir le maximum

00:22:29

d'informations avec lui.

00:22:33

Je vous propose de passer au

00:22:35

retour d'expérience et de démarrer

00:22:38

tout de suite avec le retour

00:22:40

d'expérience de Nicolas néro,

00:22:42

directeur administratif et financier,

00:22:44

hein de de. Du groupe Fiat,

00:22:46

Bonjour Nicolas.

00:22:47

Bienvenue sur ce séminaire.

00:22:50

Bonjour Gregory. Bonjour à tous.

00:22:52

Est-ce que vous pouvez

00:22:54

vous présenter en quelques

00:22:55

mots? Nicolas, oui bien sûr.

00:22:57

Absolument. J'ai buger.

00:22:58

Je suis financiers d'entreprise

00:22:59

depuis plus de 25 ans,

00:23:01

j'ai été travailler dans l'industrie

00:23:03

et le service et j'ai rejoint

00:23:05

le groupe siad campéole pour en

00:23:07

prendre la direction financière.

00:23:08

Tout à fait, fin 2016,

00:23:10

pour réorganiser ses services

00:23:12

financiers et juridiques

00:23:13

informatique et 1/2 premier

00:23:14

chantier a été la comptabilité.

00:23:17

Très bien. Est-ce que vous pouvez nous

00:23:20

dire également quelques mots sur sur

00:23:23

campéole? Mais bien sûr, campéole là,

00:23:25

c'est une activité qui a été créé en

00:23:28

1976 par André Trigano qui a créé la

00:23:31

compagnie internationale André Trigano,

00:23:33

spécialisé dans l'hôtellerie de plein

00:23:35

air un et qui est un acteur majeur

00:23:39

du tourisme social et solidaire.

00:23:41

Le pôle tourisme du groupe Mark était

00:23:44

commercialisé sous la marque campéole,

00:23:46

regroupe 64 camping à majoritairement

00:23:48

en France.

00:23:49

Avec quelques positions en Espagne et au

00:23:52

Portugal qui totalise a à peu près 60

00:23:54

millions d'euros de chiffre d'affaires.

00:23:56

Quelques chiffres clés pour la comptabilité.

00:23:59

C'est.

00:23:59

Facture annuelle dont une particularité

00:24:02

de notre activité vingt-mille facture

00:24:04

classique et 15000 facture de caisse de 64.

00:24:07

Citant, euh,

00:24:08

tu d'utiliser beaucoup la caisse pour faire

00:24:11

des menues dépenses et donc on a vendu,

00:24:13

mais assez significatif dans ce domaine.

00:24:16

C'est aussi une activité marquée

00:24:18

par une très forte saisonnalité.

00:24:20

Donc il faut une disponibilité parfaite

00:24:22

des outils et nous avons un logiciel

00:24:24

comptable qui essaye de jumilla.

00:24:27

Très bien. Et qu'est-ce qui vous a

00:24:30

poussé à automatiser justement vos

00:24:32

processus comptable avec use? Et

00:24:35

Ben, c'est tout à fait là.

00:24:37

La dynamique de la gestion d'un

00:24:38

réseau en fait un 64 sites répartis

00:24:41

et sur une géographie importante.

00:24:43

Euh, c'est une problématique

00:24:44

de suivi en fait, hein?

00:24:46

Donc il fallait simplifier les

00:24:48

échanges entre le siège et un qui qui

00:24:50

était la comptabilité et différents

00:24:52

titres et s'assurer d'une fluidité

00:24:54

de circulation de facture entre

00:24:55

le siège et les les 64 camping,

00:24:58

donc c'était.

00:24:59

Une solution qu'il nous fallait

00:25:01

qu'il nous fallait réfléchir à.

00:25:03

La 2e problématique c'était le temps,

00:25:05

le temps.

00:25:05

Il nous fallait gagner du temps sur

00:25:08

l'étape de sup Emmanuel et surtout

00:25:10

simplifier la tâche de notre directeur

00:25:12

de camping qui n'ont pas vocation

00:25:14

à être des comptables déporté.

00:25:16

Donc une solution de robotisation

00:25:18

de l'acquisition de facture au

00:25:20

jour le jour nous permettait en

00:25:22

fête d'assurer une meilleure,

00:25:23

un meilleur suivi comptable et une

00:25:25

meilleure qualité du suivi comptable en

00:25:27

assurant en fait un de l'exhaustivité

00:25:30

de la l'intégration de données.

00:25:32

Euh,

00:25:32

c'est un des points dire que ça fait choisir

00:25:34

en fait une solution de dématérialisation.

00:25:37

Com news,

00:25:37

c'est s'assurer de la la,

00:25:39

l'exhaustivité,

00:25:39

l'enregistrement comptable dans

00:25:40

les différents établissements

00:25:41

et pourquoi you en fait?

00:25:42

C'est bah là là,

00:25:44

simplicité de la solution facile d'accès.

00:25:45

On a un peu parlé un très

00:25:47

gros offres en lycée,

00:25:49

je peux me permettre de rester un

00:25:51

peu à mettre en place et à déployer.

00:25:54

D'accord, et de fait,

00:25:55

vous avez constaté quel gain?

00:25:57

Alors? Ils sont forcément lié

00:25:58

à tout ce que vous avez dit et

00:26:00

aux réponses aux problématiques.

00:26:02

Mais si on peut les les les les lister.

00:26:05

Et Ben, c'est une traçabilité totale

00:26:07

de l'ensemble des interventions,

00:26:09

avec bien évidemment un gain de temps.

00:26:11

Euh, non, le directeur de camping

00:26:13

non plus besoin d'appeler le siège,

00:26:16

********** le traitement de leurs factures,

00:26:18

c'est une optimisation des

00:26:19

sorties de validation.

00:26:20

On sait à chaque moment où

00:26:22

il servit de validation de la

00:26:24

facture depuis son acquisition,

00:26:26

jusqu à ce qu'on interfaçage en

00:26:28

comptabilité pour savoir si, euh,

00:26:30

du site jusqu au directeur d'exploitation là,

00:26:33

validation financière du contrôle

00:26:34

de gestion on a une facture qui va

00:26:37

arriver en comptabilité. Avec un.

00:26:39

Une rigueur en fête du circuit,

00:26:41

l'acquisition de son ça correct,

00:26:43

imputation et sont bons à payer à bonne date.

00:26:47

Donc en termes de pilotage logistique,

00:26:49

trésorerie c'est c'est.

00:26:50

C'est extrêmement important.

00:26:51

Ensuite c'est une claire sécurisation

00:26:53

de documents avec une intégration,

00:26:55

une intégrité, de donner.

00:26:57

Ça nous permet d'avoir une vision

00:26:59

visualisation à tout moment de la facture.

00:27:02

C'est très important.

00:27:03

Euh,

00:27:04

saison nous le directeur sont

00:27:06

amenés à pouvoir avoir besoin

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de faire leur gestion de site.

00:27:10

À des horaires qui ne sont

00:27:12

pas forcément normaux.

00:27:13

Incertain des fonds après la clôture du bar,

00:27:15

donc à 23h minuit.

00:27:17

Donc avoir quelque chose

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disponible à tout moment,

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c'est c'est vraiment très utile.

00:27:21

Eux,

00:27:21

ça leur permet de se rassurer en fait hein,

00:27:24

ça nous permet de nous assurer en

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fait qu'on n'a pas de perte dans les.

00:27:29

Dans le suivi de documents et que la

00:27:31

relation du coup avec le fournisseur

00:27:33

et et bien simplifié enfin le dernier

00:27:35

point qui est extrêmement important,

00:27:37

c'est la simplicité de la

00:27:39

recherche des documents.

00:27:41

Non hanno si t'as besoin d'avoir

00:27:42

une discussion avec un fournisseur,

00:27:44

ils ont la capacité à avoir

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en direct sur leur écran,

00:27:48

à toutes les factures qui

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ont été acquises et euh,

00:27:51

dans l'étape de traitement et

00:27:52

donc c'est pour nous important.

00:27:54

D'accord,

00:27:55

ouais, c'est. C'est.

00:27:55

C'est intéressant ce point également

00:27:57

parce que on peut rechercher,

00:27:58

alors c'est pas précisé dans le dans le

00:28:00

schéma que je vous ai montrée justement,

00:28:02

mais on peut rechercher soit par

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critères mais aussi par mot-clé.

00:28:05

Euh parfois je prends l'exemple,

00:28:06

on démonstration d'un numéro de

00:28:07

série de photocopieurs par exemple,

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qui tomberait en panne.

00:28:10

Vous n'avez plus la facture?

00:28:11

Bien taper le numéro de

00:28:12

série du du photocopieur.

00:28:13

S'il est sur la facture,

00:28:15

vous retrouver instantanément cette

00:28:16

facture de la même manière que de la

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marchandise que vous auriez acheté.

00:28:19

Vous voulez retracé le prix que

00:28:21

vous avez acheté le produit il y

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a 2 ans en tapant la référence

00:28:24

ou le libellé du produit?

00:28:26

Il va ressortir la facture parce

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qu'il mémorise en fait tous les

00:28:29

mots qui constituent le document

00:28:30

et grâce à ces mots pour faire des

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recherche type Google et retrouver

00:28:34

comme c'était une page web.

00:28:35

Finalement son document qu'il a été

00:28:37

papier ou qu'il était numérique natif,

00:28:38

il y a une chose qui est impressionnant,

00:28:40

c'est que moi ça me stupéfait toujours,

00:28:42

mais, euh,

00:28:43

c'est le nombre de sites avec un 64

00:28:45

site et avec une solution com news

00:28:47

qui est simple à déployer et vous

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avez fait au moins 2 mois à à priori.

00:28:52

C'est

00:28:52

exactement ça. A moins de 2 mois

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entre la prise de décision,

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la sélection du d'abord pour sa simplicité,

00:28:58

nous simplicité du mode opératoire

00:29:00

et simplicité d'implémentation et,

00:29:01

euh, on a fait quelques séances

00:29:03

avec nos sites par région et,

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euh, au bout de 2 mois, en fait,

00:29:08

on avait des utilisateurs qui étaient

00:29:10

contents, qui était vraiment, euh,

00:29:11

vendeur de de la solution, euh,

00:29:13

qui en fait à son mode opératoire,

00:29:16

sa simplicité et et franchement,

00:29:17

quand on va leur poser la question

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de savoir s'il y a c'était c'était

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ennuyeux de rester avec une

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solution additionnelle puisqu'il y

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avait déjà 2 solutions métier et.

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Annexe la comptabilité et on leur a

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demandé si ça on conservait aussi.

00:29:31

Bon, si franchement c'est déjà

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ça ne les intéressait pas.

00:29:34

Bah ça a été unanime.

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C'était vraiment un vote à 100

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pour 100 pour cette solution?

00:29:39

Euh, qui est

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vraiment leur? À simplifier la

00:29:42

vie parfait, merci beaucoup.

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Nicolas néro pour votre témoignage et

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puis pour toutes ces explications très

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claires sur votre retour d'expérience.

Comment simplifier vos processus comptables en contexte multisites

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