Comment digitaliser la comptabilité de sa PME ?

Aujourd'hui digitaliser la comptabilité de sa PME est un atout, le digital transforme tous les métiers et permet de simplifier de nombreux processus ! En automatisant les processus comptables et financiers, le temps passé sur les tâches de longues durées comme la collecte de données financières est diminué.

L’expert-comptable au sein de la PME peut alors consacrer son temps à des tâches qui représentent une plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Les délais concernant le traitement et la validation des factures sont divisés par 5 à 10. 

Les comptables gagnent alors en productivité et en efficacité, mais également l’ensemble de l'entreprise.

? Mais alors, comment digitaliser sa comptabilité ?

Les solutions possibles pour digitaliser la comptabilité de sa PME :

? 1- Passez à la digitalisation de vos notes de frais

La note de frais est un document (papier ou numérique) qui permet à un salarié d'obtenir le remboursement par son entreprise des dépenses professionnelles engagées dans l'intérêt de son employeur. 

La gestion automatique des notes de frais va permettre un gain de temps au comptable, d’éviter les retards de remboursement de l’employé, mais aussi de limiter la perte des justificatifs et le risque d’erreur de saisie. 

Dématérialiser ses documents comptables et stocker ces données sur un serveur sécurisé comme un Cloud permettant d’optimiser l’ensemble de son entreprise. 

Aujourd’hui, il existe de multiples solutions pour la dématérialisation de tous types de documents pour votre comptabilité, comme les notes de frais, et même vos factures. Inqom est un outil qui permet de numériser aisément tous vos documents.

? 2- Mise en place de moyens de paiement virtuels

De multiples banques proposent aujourd’hui la carte virtuelle pour régler ses achats en ligne. 

 Notre solution Inqom permet grâce à la connexion bancaire de synchroniser dans son interface toutes les opérations bancaires sans aucune manipulation. 

Ainsi, toutes les transactions sont regroupées facilement avec une vision globale de vos opérations et de votre trésorerie, sans risque d’oublier une transaction grâce à cet outil. 

??‍? 3- Faites toutes vos déclarations fiscales en EDI 

Un EDI (échange des données informatisé) est un processus qui permet à une entreprise d'envoyer des informations à une autre entreprise par voie électronique plutôt que par papier. L’expert-comptable va alors transmettre à l’administration fiscale les données déclaratives et de paiement de vos impôts professionnels pour l’entreprise.

Cette procédure permet de transmettre les déclarations fiscales et les paiements effectués par l'entreprise. Comme la TVA, la CVAE, les liasses fiscales, etc, L’EDI facilite la mise en œuvre de la dématérialisation.

 Ce processus de déclaration est obligatoire depuis le 1er octobre 2014, toutes les entreprises sont dans l'obligation de télédéclarer la TVA et télépayer la TVA, l'impôt sur les sociétés et la taxe sur les salaires, quel que soit leur chiffre d'affaires. Toutes les entreprises devront également télédéclarer leur déclaration de résultat et leur déclaration n° 1330-CVAE à compter de mai 2015.

Il existe une autre méthode de télédéclaration plus chronophage : l’EFI (échange de formulaires informatisé) qui consiste à remplir vous-même les différents formulaires depuis le site impots.gouv.fr dans l’espace abonné.

?? 4- Adoptez un ERP pour votre service comptable

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion des processus métier qui gère et intègre les activités financières, les opérations, le commerce, le reporting, la fabrication et les ressources humaines d'une entreprise. Grâce à la centralisation de toutes les informations sur une base de données commune mise à jour en temps réel. 

Ce logiciel va vous permettre de vous aider dans la gestion comptable et de vous assister dans le pilotage de la stratégie économique de votre entreprise. 

 Un ERP représente plusieurs avantages, il peut vous permettre de faire : 

• La gestion de la TVA : calcul, gestion des différents régimes, déclaration automatique
• La comptabilité générale : plan comptable, bilan, compte de résultat
• La comptabilité analytique : plan budgétaire, écarts prévisionnels et réels, balance comptable
• La gestion des paiements
• La gestion de votre trésorerie : fonds de roulement, besoin en fonds de roulement
• Le suivi des comptes clients et fournisseurs : règlements, en-cours, recouvrements, relances 
• La gestion de la liasse fiscale : documents fiscaux agréés remplis semi-automatiquement. 

 Nous disposons d’un ERP au sein de notre catalogue de solution : SAP Business ByDesign qui vous permettra grâce à son expertise d’avoir une visibilité instantanée sur votre situation financière. Vos processus de comptabilité et la gestion de votre trésorerie seront ainsi plus efficaces. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour savoir comment digitaliser la comptabilité de votre PME !

? Digitaliser la comptabilité, un levier pour sa PME.

Grâce à la digitalisation, les experts-comptables peuvent se focaliser sur des tâches bien plus importantes comme : l’analyse, la performance économique de l’entreprise et la relation client. Mis à part les gains d’efficacité et de productivité, l’entreprise réduit également son risque d’erreur humaine durant les processus.

La collaboration bénéficie aussi des avantages de la digitalisation. Tous les collaborateurs peuvent avoir accès au suivi des flux de la trésorerie en temps réel à n’importe quel moment de la journée, ce qui évite les temps de réponse trop longs entre les différents employés.

Aujourd'hui, il existe de multiples outils et solutions comme la dématérialisation de vos documents comptables, l'adoption d'un ERP, les moyens de paiement virtuels, pour digitaliser son entreprise et faciliter les tâches de vos comptables.

Retrouvez tous les conseils et services de notre partenaire Inqom !

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