Lors de la transformation digitale d’une entreprise, il y a des besoins d’automatisation de certains processus comme par exemple, la gestion des stocks ou encore les saisies comptables. C’est pourquoi, il est important de savoir comment bien choisir ses outils de gestion avec soin mais surtout en fonction de vos besoins. Les notions importantes dans l’adoption de nouveaux usages sont d’une part le fait que l’adoption soit la plus complète possible. D'autres part que les outils soient les plus adaptés à vos besoins.  

 

Les bons outils pour les bons usages : 

Il faut trouver les outils qui vous feront gagner du temps mais aussi, ceux qui vous permettront de couvrir au moins les mêmes besoins mais en étant plus simples d’utilisation et flexibles. Cela vous amènera peut-être à une évolution des solutions ou produits que vous proposés. 

De plus, l’un des intérêts d’une solution agile et flexible est que cela rend possible l’intégration des outils dématérialisés existant déjà dans votre entreprise comme, les saisies de salaires ou l’état des stocks par exemple. 

Il faut surtout prendre en compte les spécificités métier présentes dans votre PME. En effet, il y a probablement dans votre entreprise des métiers particulièrement spécifiques et qui ont de ce fait des besoins très ciblés. 

Ensuite, il faut définir quelles fonctions, quelles tâches, quels postes… Vous voulez digitaliser puisque, c’est de la définition de ce cadre d’intervention qu’en découleront les outils les plus adaptés à vos besoins. 

Posez vous des questions comme : quel niveau d’assistance sur ces outils l’entreprise est-elle censée fournir ? Quelle est la part qui incombe au fournisseur ? Quel est le support du fournisseur des solutions ?  

 

Comment faire ? 

Pour cela, vous aurez besoin d’évaluer ou de faire évaluer vos besoins. Que peut vous apporter la digitalisation, quelles parties de l’entreprise voulez voir évoluer… ?  

Il faut aussi, mesurer la fiabilité de votre fournisseur de solutions car si vous êtes mal accompagné ou si vous bénéficiez d’un accompagnement qui ne vous est pas adapté. L’ adoption de vos nouvelles pratiques ne se fera pas complètement. 

Vous pouvez, par exemple, demander à chaque fournisseur son bilan financier, ainsi que les derniers rapports d'audit et de sécurité établis par des évaluateurs indépendants, afin de juger de sa viabilité à long terme et de son profil de risque. 

Pour être au plus proche de la réalité de vos besoins il y a plusieurs possibilités :  

  • Réaliser une enquête interne pour avoir l’avis de vos collaborateurs, quelles sont leurs demandes aujourd’hui, quels postes ont besoin d’évolution et quel est leur ressenti sur la fluidité des process aujourd’hui. 
  • Effectuer un audit par un prestataire externe qui mesurera vos besoins et affinera les solutions proposées. 
  • Demander à d’autres entrepreneurs ou à votre réseau professionnel quels sont leurs avis et leurs éventuels retours sur l’utilisation de certaines solutions. 

 

Il est primordial de bien choisir ses futurs outils de gestion comme celui de la solution Business Central présente dans notre catalogue. En règle générale, ce sont les tâches centrales dans l’entreprise comme la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la gestion des stocks ou encore la gestion des paies qui ont les plus gros besoins d’automatisation. Bien sûr, il ne s’agit pas là d’automatiser toute votre entreprise mais au contraire d’adopter les solutions qui vous sont les plus adaptées.

 

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