Formation Microsoft Teams - Organiser et gérer les réunions

Thématique de la formation

Dans notre travail quotidien, il est indispensable de pouvoir s’organiser rapidement avec nos collaborateurs autour de différents projets. Des équipes réparties tout autour du monde, les déplacements, ou encore la pratique de plus en plus courante du télétravail… Les méthodes de travail évoluent et avoir tout le monde au bureau n’est plus aussi évident qu’il y a quelques années ! Heureusement, Microsoft Teams vous permet d’organiser rapidement des réunions avec vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent !
Grâce à ses outils d’audio et de vidéoconférence, mais aussi grâce à ses possibilités de partage de contenus et de travail collaboratif, il devient très facile de gérer vos réunions en ligne, et de rassembler tous vos collaborateurs, qu’ils soient internes ou externes à votre entreprise, autour de vos projets communs.

Toutes nos formations, notamment sur les usages réunion dans Microsoft Teams, sont réalisées par nos formateurs experts.

Objectifs de la formation

Vous devez organiser des réunions et comprendre comment Microsoft Teams peut vous y aider.

À la fin de cette formation, vous serez capable de :

• Planifier, créer et organiser des réunions grâce à Microsoft Teams.
• Gérer et animer facilement vos réunions, notamment grâce aux différentes méthodes de partage de contenus.
• Capitaliser sur vos échanges avant, pendant et après la réunion, grâce aux outils de prise de note, de brainstorming et d’enregistrement.

Prérequis et public cible

Public cible : Utilisateurs amenés à organiser des échanges malgré une distance géographique importante

Niveau au démarrage : Débutant

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur

Moyens pédagogiques utilisés

• Classe virtuelle : La formation est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle. Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des participants. 
• Modules E-learning : Choix d’une série de vidéos qui vous permettront d’atteindre l’objectif pédagogique défini. 
• Documents et autres supports : Choix d’informations à communiquer ou d’activités pédagogiques à réaliser dans le cadre de ce cours. 

Contenu de la formation

1 formation à distance de 45 min (ou son enregistrement vidéo dans "Replay")

• Planification de la réunion
• Réunion instantanée
• Rejoindre une réunion
• Pendant la réunion
• Compléments à Teams

2 vidéos de cas d'usage

• Programmer et gérer une réunion Teams de n'importe quel ordinateur
• Gérer vos réunions d'équipe

18 vidéos tutoriels sur les réunions Teams divisées en 3 leçons

• Programmez et lancez vos réunions
  • Consultez vos évènements
  • Programmer des réunions
  • Modifier les options d'une réunion
  • Lancer une réunion
  • Démarrez une réunion instantanée
  • Enregistrer automatiquement une réunion
• Gérez votre réunion
  • Gérer une réunion
  • Partager votre écran et vos contenus
  • Partager du contenu en réunion
  • Enregistrez une réunion sur Teams
  • Prenez des notes en réunion
  • Prenez des notes avec Wiki
  • Visualisez vos conversations en réunion
  • La retranscription automatique
• Gérez vos affichages
  • Utilisez une image d'arrière-plan pendant un appel vidéo
  • Les différents modes présentateur
  • Mettre en avant un participant
  • Floutez votre arrière-plan lors d'un appel vidéo Teams

1 quiz sur l'ensemble de la formation

• Gérer les réunions dans Teams

En savoir plus sur Microsoft Teams

Microsoft Teams intègre un calendrier complètement synchronisé à Microsoft Outlook. Il permet de consulter ses évènements et réunions depuis Microsoft Teams, mais aussi de programmer une réunion en invitant des participants ou en utilisant un canal. L'avantage est de pouvoir modifier les options de la réunion pour le bon déroulement de celle-ci. Au démarrage d'une réunion Teams, il est important de savoir accueillir les participants et les répartir dans différentes salles, de savoir paramétrer son équipement audio et vidéo, de partager du contenu avec les autres participants.

Certaines bonnes pratiques permettent de préserver son espace privé, lors du télétravail par exemple.

Pendant une réunion Teams, il est important de capitaliser sur les échanges en réunion : Les outils de prises de notes et de stockage de documents, avant et pendant vont vous y aider. Après la réunion Teams, l'enregistrement de la réunion Microsoft Teams et sa diffusion grâce à Microsoft Stream sont également des éléments importants pour les personnes absentes ou pour générer des CR automatisés. En plus de la réunion planifiée, Microsoft Teams permet de lancer des réunions instantanées ou encore planifier des évènement en direct à grande échelle.